Doanh nghiệp phải qua những 'cửa ải' nào khi đưa được thiết bị y tế vào bệnh viện?

Một buổi sáng tại khoa chẩn đoán hình ảnh của Bệnh viện C. ở TPHCM, máy CT bất ngờ dừng hoạt động khiến người bệnh chờ chụp kéo dài, một số ca cấp cứu phải chuyển sang cơ sở khác. Kỹ sư kiểm tra và xác định bóng phát tia đã hỏng nhưng linh kiện thay thế chưa có sẵn, phải chờ nhập khẩu. Giá mua máy trước đây khá cạnh tranh, song chi phí linh kiện, bảo trì và những ngày thiết bị nằm im lại trở thành khoản tổn thất không nhỏ.

Tình huống này cho thấy giá trúng thầu chỉ là con số ở điểm khởi đầu. Một thiết bị y tế muốn đi từ danh mục của nhà cung cấp vào phòng kỹ thuật của bệnh viện phải vượt qua hàng loạt “cửa ải”. Từ tư cách nhà thầu, tính hợp pháp của sản phẩm, năng lực tài chính, mức độ đáp ứng kỹ thuật và đến khả năng thực hiện hợp đồng. Sau tất cả, thước đo quan trọng nhất vẫn là thiết bị có phục vụ người bệnh an toàn, liên tục và hiệu quả hay không.

Cấu hình máy bắt đầu từ giường bệnh

“Quy trình mua sắm không bắt đầu ở phòng đấu thầu mà khởi nguồn từ nhu cầu điều trị của bác sĩ”- một bác sĩ công tác ở bệnh viện công tại TPHCM nói với phóng viên. Căn cứ số lượng bệnh nhân, mô hình bệnh tật, tình trạng máy móc hiện có và định hướng phát triển chuyên môn, khoa sử dụng đề xuất danh mục, số lượng cùng những tính năng cần thiết…lên phòng trang thiết bị.

Theo bác sĩ này, một bệnh viện điều trị ung thư cần máy CT phục vụ mô phỏng xạ trị sẽ có yêu cầu khác cơ sở chủ yếu thực hiện chẩn đoán thông thường. Tương tự, hệ thống xét nghiệm của bệnh viện tuyến cuối phải đáp ứng khối lượng mẫu, tốc độ xử lý và khả năng kết nối dữ liệu cao hơn nhiều so với bệnh viện tuyến cơ sở.

Từ đề xuất ban đầu, bệnh viện phải rà soát hiệu quả đầu tư, nguồn kinh phí, mặt bằng lắp đặt, điện, nước, khí y tế, an toàn bức xạ và nhân lực vận hành, lúc đó mới tiến hành bước tiếp theo. “Một thiết bị hàng chục, hàng trăm tỷ đồng nhưng thiếu phòng đặt máy, không có kỹ thuật viên hoặc không cân đối được chi phí vật tư sẽ trở thành gánh nặng thay vì nâng cao chất lượng điều trị”- bác sĩ này chia sẻ.

Một kỹ sư làm ở Phòng Trang thiết bị y tế của Bệnh viện N. tại TPHCM cho rằng, khâu xây dựng yêu cầu kỹ thuật vì vậy luôn “nhạy cảm”. Bởi theo ông, tiêu chí phải đủ rõ để bệnh viện mua đúng thứ mình cần, nhưng không được mô tả theo kiểu “đo ni đóng giày” cho một model hay một nhà cung cấp nào đó. “Nếu yêu cầu quá chung chung, bệnh viện có thể nhận thiết bị không đáp ứng chuyên môn. Nếu tiêu chí quá đặc thù, cuộc đấu thầu có nguy cơ mất cạnh tranh ngay từ khi chưa mở hồ sơ”- chuyên gia này bật mí.

Một hệ thống MRI có giá mua thấp nhưng sử dụng vật tư độc quyền, linh kiện đắt hoặc thường xuyên hỏng hóc chưa chắc mang lại hiệu quả kinh tế. Ngược lại, hồ sơ có giá cao hơn nhưng độ bền tốt, vật tư phổ biến và dịch vụ hậu mãi rõ ràng có thể đem lại hiệu quả sử dụng tốt hơn nếu phương pháp đánh giá của gói thầu cho phép xem xét những yếu tố này.

Trước khi xác định giá gói thầu, bệnh viện đăng yêu cầu báo giá và khảo sát thị trường. Doanh nghiệp phải chào đầy đủ thân máy, phần mềm, phụ kiện, vật tư ban đầu, thuế, vận chuyển, lắp đặt, kiểm định, đào tạo và bảo hành. Một báo giá chỉ ghi giá máy nhưng bỏ qua chi phí hạ tầng hoặc vật tư đi kèm có thể tạo ra mặt bằng giá sai lệch.

“Gửi báo giá khảo sát không đồng nghĩa được ưu tiên khi đấu thầu”- chuyên gia này cho hay và theo ông, báo giá chỉ là một căn cứ giúp bệnh viện xây dựng dự toán. Vì vậy, doanh nghiệp thiết bị y tế đã báo giá chưa chắc được chọn; còn doanh nghiệp không tham gia khảo sát cũng không mặc nhiên mất quyền dự một cuộc thầu rộng rãi sau đó.

Ba lớp điều kiện không thể “đi tắt”

Ông H.L, giám đốc một công ty chuyên về trang thiết bị y tế ở TPHCM cho biết doanh nghiệp ông có 15 năm trong lĩnh vực này, tuy nhiên để trúng thầu cả là một câu chuyện dài, phải vượt qua vô số “cửa ải”. Khi hồ sơ mời thầu điện tử được phát hành, doanh nghiệp bước vào “cửa ải” đầu tiên, đó là tư cách hợp lệ. “Nhà thầu phải được thành lập đúng pháp luật, hạch toán độc lập, không trong quá trình giải thể hoặc mất khả năng thanh toán, không bị cấm tham gia đấu thầu và thực hiện đầy đủ yêu cầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia”- ông L. nói.

“Cửa ải” nữa là năng lực thực hiện. Theo ông L, đó là doanh nghiệp phải chứng minh tình hình tài chính, doanh thu, nguồn lực tín dụng, hợp đồng tương tự, đội ngũ kỹ thuật và mạng lưới bảo hành. Bệnh viện không chỉ tìm một đơn vị bán được máy mà cần nhà thầu đủ sức đưa thiết bị vào hoạt động và đồng hành trong suốt vòng đời sử dụng.

Theo ông H.L., tính hợp pháp và mức độ đáp ứng của sản phẩm được cho là cửa ải thứ 3 khi tham gia thầu. Theo ông, thiết bị phải được phân loại đúng, có số lưu hành hoặc giấy tờ thay thế hợp lệ, có nhãn, hướng dẫn sử dụng và cơ sở bảo hành theo quy định. “Những thiết bị liên quan bức xạ, kiểm định hoặc hiệu chuẩn còn phải đáp ứng các điều kiện chuyên ngành tương ứng”- người này nói. Vì vậy, nhà thầu phải lập bảng đáp ứng kỹ thuật, chỉ rõ từng thông số được chứng minh tại trang nào trong “catalo” hoặc tài liệu của nhà sản xuất. Một sai khác về công suất, độ phân giải, phần mềm, phụ kiện hay điều kiện bảo hành đều có thể khiến hồ sơ không vượt qua vòng kỹ thuật…

Bỏ giá thấp chưa chắc…thắng

Một kỹ sư làm ở Phòng Trang thiết bị y tế của Bệnh viện N. tại TPHCM cho biết, sau khi vượt qua vòng kỹ thuật, đề xuất tài chính mới được xem xét. Giá dự thầu phải bao gồm đầy đủ thiết bị, phụ kiện, thuế, vận chuyển, bảo hiểm, lắp đặt, chạy thử, kiểm định và đào tạo theo yêu cầu.

Tùy phương pháp đánh giá, nhà thầu có thể được xếp hạng theo giá thấp nhất, giá đánh giá hoặc sự kết hợp giữa kỹ thuật và giá. Nhưng với thiết bị sử dụng trong 7 năm, 10 năm hoặc lâu hơn, giá mua ban đầu chỉ là “phần nổi” của tảng băng. Còn “phần chìm” là hóa chất, vật tư tiêu hao, bản quyền phần mềm, linh kiện thay thế, bảo trì và thời gian máy ngừng hoạt động.

“Một máy xét nghiệm được cung cấp với mức giá hấp dẫn nhưng chỉ sử dụng được hóa chất độc quyền có thể khiến bệnh viện phải trả chi phí rất cao trong nhiều năm. Một máy CT giá thấp nhưng bóng phát tia đắt, thời gian nhập linh kiện kéo dài cũng chưa chắc là lựa chọn tiết kiệm”- người này nói.

Một chuyên gia thuộc Hội Thiết bị y tế Việt Nam nhận xét, nhiều bệnh viện công vẫn có xu hướng ưu tiên giá thấp thay vì đánh giá đầy đủ giá trị thực tế của thiết bị. Tâm lý chọn phương án “an toàn về con số” có thể hạn chế cơ hội tiếp cận công nghệ tốt hơn của người bệnh.

Theo các chuyên gia, đấu thầu thiết bị y tế không nên được nhìn như cuộc đua tìm mức giá thấp nhất. Mục tiêu cuối cùng là lựa chọn được thiết bị phù hợp chuyên môn, an toàn, có chi phí sử dụng hợp lý và được bảo đảm vận hành liên tục cũng như hậu mãi.

Hồ sơ mời thầu cần nhìn xa hơn giá mua. Bệnh viện nên yêu cầu làm rõ tổng chi phí sở hữu, giá vật tư tiêu hao, chu kỳ bảo trì, thời gian phản hồi sự cố, thời hạn cung cấp linh kiện và khả năng kết nối với hệ thống hiện hữu. Giá trúng thầu chỉ có ý nghĩa khi trả lời được câu hỏi: bệnh viện đang trả tiền cho cấu hình nào và phải tiếp tục chi bao nhiêu trong những năm sau?

Không phải trúng thầu là xong việc

Đại diện doanh nghiệp chuyên tham gia đấu thầu thiết bị y tế cho biết, sau khi kết quả được phê duyệt, nhà thầu phải nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng, thống nhất tiến độ giao hàng, lắp đặt và nghiệm thu. Thiết bị bàn giao phải đúng model, cấu hình, xuất xứ và tình trạng đã cam kết. Hồ sơ giao nhận phải đi cùng hóa đơn, chứng từ, số seri, tài liệu hướng dẫn, biên bản lắp đặt, kiểm định, hiệu chuẩn và đào tạo nhân sự.

Thực tế cho thấy rủi ro không chỉ xuất hiện trước khi mở thầu. Có doanh nghiệp chào giá thấp, được lựa chọn nhưng sau đó giao hàng chậm, cung cấp thiếu số lượng hoặc không thực hiện hợp đồng vì biến động giá và thiếu nguồn hàng.

Năm 2023, Bệnh viện Chợ Rẫy từng hủy một phần kết quả lựa chọn nhà thầu và chấm dứt hợp đồng cung cấp 250 bóng nong mạch vành do doanh nghiệp vi phạm nghĩa vụ cung ứng. Trước đó, Bệnh viện Bạch Mai xử phạt một nhà thầu vì không cung cấp hơn 18.000 lọ kháng sinh theo hợp đồng mà không chứng minh được nguyên nhân bất khả kháng. Những trường hợp này cho thấy một hồ sơ đẹp và mức giá cạnh tranh sẽ trở nên vô nghĩa nếu hàng hóa không đến được nơi điều trị đúng thời điểm.