Theo kế hoạch di chuyển, lực lượng lên đường đêm 15, rạng sáng ngày 16/9 gồm nhóm cán bộ đoàn, các đội tuyển rowing, wushu, karate cùng một số thành viên phụ trách rowing và canoeing. Đây là đợt di chuyển đông nhất của đoàn thể thao Việt Nam, diễn ra ba ngày trước lễ khai mạc đại hội tại Aichi - Nagoya.
Trong đợt này, danh sách đội rowing có 31 thành viên, wushu có 18 thành viên và karate có 14 thành viên. Cả ba đội tuyển đều có lịch bắt đầu tranh tài ngày 20/9.
Việc lên đường từ ngày 16/9 giúp các đội có thêm thời gian ổn định nơi ở, làm quen điều kiện tập luyện và hoàn tất khâu chuẩn bị trước khi bước vào thi đấu. Theo phương án lưu trú, rowing và wushu được bố trí ở du thuyền, còn karate ở khách sạn tại Toyohashi.
Sau lễ xuất quân ngày 9/9 tại Hà Nội, các đội tuyển Việt Nam lần lượt di chuyển sang Nhật Bản theo lịch thi đấu từng môn. Bóng đá, bóng chuyền nữ, teqball và nhóm điền kinh trọng điểm được bố trí đi sớm. Đội tuyển bắn súng có lịch khởi hành trước thời điểm bắt đầu tranh tài năm ngày.
Sau đợt ngày 16/9, các đội bơi, thể dục dụng cụ, bóng ném và một nhóm xe đạp dự kiến lên đường ngày 17/9. Tiếp đó là cầu mây và MMA ngày 18/9; boxing và bóng chuyền bãi biển ngày 19/9. Những đội thi đấu muộn hơn như vật, jujitsu, taekwondo và breaking được bố trí di chuyển vào cuối tháng 9.
Đoàn thể thao Việt Nam tham dự Asiad 20 có 498 thành viên, do ông Nguyễn Hồng Minh, Phó Cục trưởng Cục Thể dục thể thao Việt Nam, làm trưởng đoàn. Mục tiêu của đoàn là giành trên 4 HCV tại đại hội diễn ra từ ngày 19/9 đến 4/10.
Với các đội tuyển, hành trình sang Nhật Bản cũng đánh dấu giai đoạn chuẩn bị cuối cùng trước khi bước vào cuộc đua huy chương ở đấu trường thể thao lớn nhất châu lục.
