Theo VNR, việc tiếp nhận và vận chuyển miễn phí chỉ áp dụng đối với hàng hóa cứu trợ của các tổ chức, cá nhân thông qua UBND, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và Hội Chữ thập đỏ các tỉnh, thành phố. Quy định này giúp bảo đảm việc vận chuyển được thông suốt, an toàn và đúng đối tượng, tránh tình trạng ùn ứ hoặc trùng lặp trong hỗ trợ.
Ngành đường sắt đồng thời kêu gọi các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân hảo tâm gửi hàng hóa cứu trợ thông qua cơ quan chức năng nói trên, hạn chế việc tự tổ chức vận chuyển bằng ô tô tải đường dài. Trong bối cảnh mưa lớn còn kéo dài và nguy cơ sạt lở cao tại khu vực miền Trung, việc vận chuyển tự phát có thể gây mất an toàn và ảnh hưởng tới công tác cứu hộ, cứu nạn.
Công tác tiếp nhận và xếp dỡ hàng hóa cứu trợ được thực hiện tại các ga đầu mối đủ điều kiện trên mạng lưới đường sắt quốc gia như: Sài Gòn, Sóng Thần, Nha Trang, Đồng Hới, Vinh, Thanh Hóa, Giáp Bát, Hà Nội, Hải Phòng… Sau đó, hàng hóa sẽ được vận chuyển đến ga Huế và ga Đà Nẵng để bàn giao cho các đơn vị chức năng để tiếp tục phân phối đến tay người dân.
Chương trình vận chuyển miễn phí hàng hóa cứu trợ sẽ được VNR duy trì đến khi có thông báo mới. Tổng công ty cũng đề nghị các cơ quan, tổ chức và địa phương phối hợp chặt chẽ trong việc tiếp nhận, xếp dỡ và phân phối hàng hóa, nhằm kịp thời hỗ trợ người dân vùng lũ sớm ổn định cuộc sống.
Trung tuần tháng 10, trước thiệt hại nghiêm trọng do bão số 11 (bão Matmo) và hoàn lưu sau bão gây ra tại nhiều tỉnh, thành phía Bắc, VNR cũng triển khai chương trình vận chuyển miễn phí hàng hóa cứu trợ gửi tới đồng bào vùng bị ảnh hưởng.
Đại diện VNR cho biết, hoạt động này nhằm thể hiện tinh thần trách nhiệm, sẻ chia của ngành đường sắt với người dân vùng thiên tai, chung tay cùng cả nước khắc phục hậu quả sau bão.