Tại buổi gặp mặt, Ban Tổ chức đã giới thiệu tổng thể các nội dung sẽ triển khai trong hành trình, bao gồm: hoạt động gửi tặng và thi công lắp đặt đèn năng lượng mặt trời; tổ chức lớp học STEM, ngày hội khoa học “Bệ phóng STEM”; hoạt động gói bánh chưng gửi tặng học sinh cùng các hoạt động trải nghiệm văn hóa Tết vùng cao.
Bên cạnh đó, timeline chi tiết theo từng khung giờ di chuyển và hoạt động cũng được phổ biến nhằm giúp tình nguyện viên nắm rõ kế hoạch chung. Danh sách chia nhóm được công bố, làm cơ sở cho công tác điều phối và triển khai các hoạt động trong suốt chương trình.
Một nội dung quan trọng của buổi gặp mặt là phổ biến các quy tắc chung dành cho tình nguyện viên. Theo đó, các thành viên tham gia được yêu cầu tuân thủ tuyệt đối sự phân công và chỉ đạo của Ban Tổ chức, không tự ý tách đoàn hoặc di chuyển vào khu vực nguy hiểm, chủ động bảo đảm an toàn cá nhân và thông báo kịp thời khi gặp vấn đề về sức khỏe. Tình nguyện viên cần sinh hoạt đúng giờ, tham gia đầy đủ các hoạt động, giữ gìn vệ sinh chung, bảo vệ môi trường và tài sản tập thể, giao tiếp lịch sự, hòa nhã, không có hành vi hoặc lời nói thiếu chuẩn mực.
Ban Tổ chức cũng lưu ý tình nguyện viên không đăng tải thông tin, hình ảnh chưa được kiểm chứng hoặc không phù hợp lên các phương tiện truyền thông và mạng xã hội.
Nhằm bảo đảm trải nghiệm của tình nguyện viên và phục vụ công tác điều phối, Ban Tổ chức đã gửi tới phụ huynh và tình nguyện viên Bản cam kết tham gia chương trình. Bản cam kết thể hiện tinh thần tự nguyện và trách nhiệm của tình nguyện viên, đồng thời là cơ sở để Ban Tổ chức quản lý, tổ chức hoạt động và bảo đảm chương trình diễn ra hiệu quả, an toàn.
Trong khuôn khổ buổi gặp mặt, Ban Tổ chức công bố thông tin về hình ảnh áo đồng phục và giấy chứng nhận dành cho tình nguyện viên. Các lưu ý về trang phục và vật dụng cần mang theo cũng được phổ biến, bao gồm giấy tờ cá nhân, thiết bị sạc, thuốc cá nhân, đồ vệ sinh cá nhân, balo nhỏ, quần áo ấm, áo mưa và các vật dụng cần thiết khác. Đồng thời, Ban Tổ chức nêu rõ các vật dụng không được mang theo như chất kích thích, vật sắc nhọn, đồ dễ gây cháy nổ, thiết bị gây mất an toàn cho tập thể và thú cưng.
Buổi gặp mặt kết thúc với phần giải đáp thắc mắc, giúp tình nguyện viên nắm rõ thông tin trước khi chương trình chính thức diễn ra. Như vậy mọi công tác chuẩn bị đã hoàn tất, sẵn sàng cho hành trình tại Bảo Thắng (Lào Cai) trong hai ngày 31/1 và 1/2.
