Điều này không giúp bạn có một ngày tích cực. Tuy nhiên, có một cách đơn giản để lấy lại động lực và biến những công việc hằng ngày thành động lực. Đó gọi là "xả hết suy nghĩ". Làm điều này vào buổi sáng sẽ giúp tăng năng suất của bạn suốt cả ngày.
"Xả hết suy nghĩ" là một phương pháp viết ra tất cả những "nhiệm vụ tinh thần" gây ra lo lắng và căng thẳng vào buổi sáng, trên giấy hoặc trên máy tính. Chìa khóa thành công không chỉ là viết chúng ra; mà còn là hình dung các ưu tiên bằng cách sử dụng Ma trận Eisenhower hoặc phương pháp Kanban.
Bằng cách loại bỏ "gánh nặng ghi nhớ" khỏi não bộ, bạn sẽ tạo ra một môi trường nơi bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi của mình, đạt được cả năng suất và sự an tâm.
"Brain dump" là gì?
"Brain dump" tương tự như một buổi động não, ngoại trừ việc bạn "đổ" (vứt bỏ) những gì đang ở trong đầu mình. Trong "brain dump", bạn "đổ" những suy nghĩ của mình vào một cuốn sổ tay, sổ kế hoạch hoặc tài liệu kỹ thuật số.
"Xả hết ý tưởng" là hành động hoặc quá trình thể hiện hoặc ghi lại những suy nghĩ và ý tưởng của một người một cách toàn diện và không phê phán.
Khi nói đến năng suất, phần "không phê phán" là chìa khóa. Chỉ cần viết ra hoặc gõ ra những việc cần làm trong ngày hôm đó, theo thứ tự. Đừng phân loại hoặc ưu tiên chúng, điều đó có thể làm sau. Hãy viết ra bất kỳ việc nào bạn đã lên kế hoạch cho vài ngày tới, ngay cả những điều đang làm bạn lo lắng hôm nay.
Mục đích của việc ghi chép ngẫu hứng
Mục đích của việc ghi chép ngẫu hứng là để hiểu bạn có bao nhiêu nhiệm vụ và cảm thấy gánh nặng phải nhớ tất cả chúng được trút bỏ khỏi đầu. Lúc này, bạn sẽ chỉ có một danh sách lộn xộn những việc cần làm và việc cần làm, nhưng chỉ cần viết mọi thứ ra sẽ giúp bạn tránh phải liên tục quay lại và suy nghĩ lại mọi việc.
Ví dụ, hoàn thành việc tạo danh sách ý tưởng bài viết (công việc), thêm chúng vào bảng tính dùng chung (công việc), gửi thiệp mời sinh nhật (cá nhân), kiểm tra danh sách chờ lớp học (trường học), đi nối mi (cá nhân), mang quần áo đi giặt khô (cá nhân), gửi máy tính đi sửa chữa (công việc, cá nhân và trường học).
Sau khi đã ghi lại tất cả các nhiệm vụ, bước tiếp theo là ưu tiên chúng. Phương pháp ưu tiên ưa thích là Ma trận Eisenhower, phân loại mỗi nhiệm vụ thành quan trọng và cấp bách, không cấp bách nhưng quan trọng, không quan trọng nhưng cấp bách, và không quan trọng cũng không cấp bách. Hãy tạo một ma trận với mức độ cấp bách (thời gian) trên trục X và tầm quan trọng trên trục Y, và viết các nhiệm vụ vào mỗi ô.
Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp Kanban, chia công việc thành "cần làm", "đang thực hiện" và "đã hoàn thành". Bạn có thể viết bằng bút chì và xóa bằng tẩy, hoặc bạn có thể lập một bảng lớn và viết các nhiệm vụ lên giấy ghi chú, di chuyển chúng xung quanh khi trạng thái hoàn thành thay đổi.
Mặc dù phương pháp Kanban không hiệu quả bằng Ma trận Eisenhower trong việc ưu tiên các nhiệm vụ, nhưng nó cho phép bạn hình dung được trạng thái của tất cả các nhiệm vụ của mình. Điều này cũng hữu ích như việc ghi chép ngẫu nhiên, nhưng bạn cần đảm bảo mọi thứ được sắp xếp gọn gàng để không lãng phí thời gian cả ngày cố gắng nhớ xem việc gì cần làm và đang ở giai đoạn nào.
Ghi chép lại những suy nghĩ cho phép bạn bắt đầu ngày mới bằng cách loại bỏ tất cả những lo lắng, trách nhiệm và nhiệm vụ ra giấy. Bạn có thể đánh giá xem còn bao nhiêu nhiệm vụ cần hoàn thành mà không cần lãng phí thời gian quý báu để cố gắng nhớ lại những gì đã xảy ra. Đừng cố gắng nhớ mọi thứ bạn cần làm hoặc căng thẳng về chúng, hãy cứ ghi chép lại.
