Không ít doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) phải đối mặt với tình trạng kẹt hàng, mất khách, thậm chí phá sản chỉ vì không kịp thích ứng với quy mô lớn hơn. Vậy đâu là nguyên nhân chính khiến phần lớn seller thất bại trong giai đoạn scale-up này?
Dựa trên kinh nghiệm từ hàng ngàn seller trên các nền tảng như Shopee, Lazada hay TikTok Shop, có thể thấy rằng hầu hết thất bại đều xuất phát từ cách tiếp cận thiếu chuyên nghiệp. Dưới đây là một số sai lầm điển hình:
● Quản lý bằng cảm tính và thủ công: Nhiều seller vẫn dựa vào sổ sách Excel hoặc ghi chép tay để theo dõi tồn kho. Khi đơn hàng tăng đột biến, phương pháp này dễ dẫn đến sai sót, đặc biệt trong mùa cao điểm như Black Friday hay Tết Nguyên Đán. Họ thường ước lượng "đại khái" số lượng hàng tồn, dẫn đến tình trạng không nắm rõ thực tế kho hàng.
● Thiếu quy trình vận hành và kiểm soát tồn kho rõ ràng: Không có hệ thống chuẩn hóa từ nhập hàng, lưu kho đến xuất hàng, mọi thứ diễn ra lộn xộn. Ví dụ, nhân viên kho có thể quên cập nhật dữ liệu sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp, hoặc không có quy trình kiểm kê định kỳ, khiến tồn kho "ảo" trở nên phổ biến.
● Thiếu công cụ hỗ trợ xử lý đơn hàng hiệu quả: Khi đơn hàng lên đến hàng trăm mỗi ngày, việc xử lý thủ công như in nhãn, đóng gói và giao hàng trở nên quá tải. Không sử dụng phần mềm tích hợp với sàn TMĐT, seller khó đồng bộ dữ liệu thời gian thực, dẫn đến chậm trễ trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
Những sai lầm này không chỉ phổ biến ở seller mới mà còn ở những doanh nghiệp đã hoạt động vài năm nhưng chưa đầu tư vào hệ thống chuyên sâu.
Khi kho vận không theo kịp tốc độ tăng trưởng, hậu quả có thể lan rộng và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Cụ thể:
● Sai sót tồn kho dẫn đến oversell và phạt từ sàn: Nếu hệ thống không cập nhật chính xác, seller dễ bán hàng không có sẵn (oversell), dẫn đến hủy đơn hàng loạt. Các sàn TMĐT thường áp dụng hình phạt nghiêm ngặt như trừ điểm uy tín, hạn chế hiển thị sản phẩm, thậm chí khóa tài khoản tạm thời. Theo báo cáo từ một số nền tảng, tỷ lệ oversell có thể làm giảm doanh thu lên đến 20-30% chỉ trong một quý.
● Chậm trễ xử lý đơn hàng gây mất hiển thị và giảm doanh thu: Khách hàng ngày nay mong đợi giao hàng nhanh chóng, thường trong vòng 1-2 ngày. Nếu kho vận ì ạch, tỷ lệ hủy đơn tăng cao, đánh giá xấu tích tụ, dẫn đến sản phẩm bị đẩy xuống dưới trong kết quả tìm kiếm. Kết quả là doanh thu sụt giảm, trong khi chi phí lưu kho và nhân sự vẫn tăng.
Những vấn đề này không chỉ làm gián đoạn hoạt động mà còn ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu lâu dài, khiến seller khó cạnh tranh với các đối thủ lớn hơn.
Để tránh rơi vào bẫy scale-up thất bại, seller cần chủ động thay đổi cách tiếp cận. Đầu tiên, hãy chuẩn hóa quy trình vận hành bằng cách xây dựng SOP (Standard Operating Procedure) rõ ràng cho từng khâu: từ kiểm kê tồn kho hàng tuần đến xử lý đơn hàng theo lô. Tiếp theo, áp dụng công cụ quản lý kho tự động như hệ thống WMS (Warehouse Management System) để đồng bộ dữ liệu thời gian thực, dự báo nhu cầu và tối ưu hóa không gian lưu trữ.
Những giải pháp này không chỉ giúp giảm lỗi con người mà còn tăng tốc độ xử lý lên gấp 2-3 lần, từ đó hỗ trợ tăng trưởng bền vững. Tại Việt Nam, một số startup công nghệ như Gobox WMS đang hỗ trợ seller khắc phục hiệu quả bài toán kho vận, giúp họ tập trung vào bán hàng thay vì loay hoay với hậu cần.
Tóm lại, scale-up kho hàng không phải là cuộc chơi may rủi mà đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Bằng cách nhận diện sớm các sai lầm và áp dụng công cụ phù hợp, seller có thể biến "nút thắt" thành đòn bẩy cho sự phát triển mạnh mẽ hơn.
Gobox WMS hiện đang tư vấn setup kho miễn phí cho seller Shopee, TikTok Shop.
