Tại tòa đàm “Tháo gỡ vướng mắc chuyển đổi thuế khoán sang kê khai” vừa diễn ra, bà Lê Thị Duyên Hải, Phó tổng thư ký Hội Tư vấn thuế Việt Nam chia sẻ về các bước quan trọng hộ kinh doanh cần chuẩn bị khi chuyển đổi thuế khoán sang kê khai.
Bước 1: Hộ kinh doanh cần xem lại doanh thu của năm 2025 và ước tính doanh thu năm 2026 để xác định mình thuộc nhóm nào. Đây là bước quan trọng để lựa chọn đúng phương pháp tính thuế và chuẩn bị sổ sách, hóa đơn cho năm tới.
Nếu doanh thu dưới 500 triệu đồng, hộ không phải kê khai theo quý, không phải dùng hóa đơn điện tử, không phải ghi sổ và cũng không phát sinh thuế GTGT hay thuế TNCN. Nếu cuối năm vượt ngưỡng, hộ tự khai doanh thu và nộp phần thuế phát sinh vào ngày 31/1/2027, không bị tính chậm nộp.
Bước 2: Kiểm kê hàng tồn kho vào thời điểm chuyển đổi đối với hộ có doanh thu trên ngưỡng.
Đây là nội dung khiến nhiều hộ kinh doanh lo lắng trong thời gian qua. Thực tế chỉ những hộ thuộc nhóm tính thuế theo phương pháp doanh thu trừ chi phí mới cần quan tâm đến hàng tồn kho khi xác định thuế thu nhập cá nhân.
Với các hộ có doanh thu dưới 3 tỷ đồng và được áp dụng phương pháp tỷ lệ trên doanh thu cho cả thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, hàng tồn kho không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp. Hàng tồn kho trong trường hợp này chỉ nhằm chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa bán ra.
Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nếu hộ kinh doanh dự kiến doanh thu 2026 từ 1 tỷ đồng trở lên để tránh sai sót.
Phần lớn các hộ có doanh thu trên 1 tỷ đồng trong năm 2025 đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử vì thuộc diện bắt buộc và được cơ quan thuế đôn đốc. Tuy nhiên con số 1 tỷ này là mức cơ quan thuế quản lý trên sổ, trong khi doanh thu thực tế của nhiều hộ có thể cao hơn.
Phần mềm bán hàng và phần mềm hóa đơn điện tử đang được cung cấp miễn phí cho hộ kinh doanh kể cả những hộ chưa đến ngưỡng phải dùng. Đây là cách giúp hộ quản lý công việc tốt hơn đồng thời tạo điều kiện để làm quen với quy định trước khi quy mô tăng và rơi vào diện bắt buộc.
Bước 4: Chuẩn bị sổ sách kế toán nếu hộ kinh doanh dự kiến doanh thu năm 2026 vượt ngưỡng
Các hộ có doanh thu trên 500 triệu đồng nên bắt đầu làm quen với việc ghi chép, lưu trữ chứng từ và quản lý số liệu ngay từ bây giờ.
Bước 5: Thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế theo cơ chế 1 cửa liên thông hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế để đăng ký phương pháp tính thuế nếu có thay đổi so với hiện tại.
Đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế là yêu cầu then chốt khi chuyển sang cơ chế kê khai. Hiện cơ quan thuế phối hợp với trung tâm hành chính cấp xã để rà soát và đôn đốc các hộ chưa đăng ký. Nếu không thực hiện, rủi ro đối với hoạt động kinh doanh trong thời gian tới sẽ rất lớn.
Việc không đăng ký kinh doanh có thể dẫn đến hai hệ quả nghiêm trọng. Trước hết là bị xử phạt vì hoạt động không đăng ký. Nguy hiểm hơn là toàn bộ thu nhập có thể bị xem là thu nhập từ tiền lương, tiền công. Khi đó người kinh doanh phải nộp thuế theo biểu lũy tiến từng phần, mức cao nhất lên tới 35%.
Trường hợp chưa có tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh độc lập với các thanh toán cá nhân, cá nhân, hộ kinh doanh cần đăng ký tài khoản ngân hàng.
Việc khai thuế đối với hoạt động kinh doanh theo mẫu tờ khai phù hợp phương pháp tính thuế và ngành nghề lĩnh vực hoạt động kinh doanh (sử dụng EtaxMobile).
Đối với các hộ kinh doanh có doanh thu dưới 50 tỷ đồng, kỳ kê khai thuế được thực hiện theo quý. Điều này có nghĩa là hộ kinh doanh sẽ chỉ phải nộp tờ khai thuế lần đầu vào ngày 30/4/2026. Tuy nhiên, toàn bộ các yêu cầu về chuẩn bị như tách tài khoản phục vụ kinh doanh, đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế, sử dụng hóa đơn điện tử và thiết lập sổ sách kế toán đều phải được bắt đầu từ ngày 1/1/2026.
Mặc dù thời điểm kê khai diễn ra muộn hơn, giai đoạn từ tháng 1 đến tháng 4/2026 là khoảng thời gian quan trọng để hộ kinh doanh rà soát toàn bộ chứng từ, doanh thu, chi phí của mình. Đây cũng là lúc để điều chỉnh và đảm bảo số liệu khi kê khai thuế phù hợp với doanh thu thực tế.
