Những lưu ý cho doanh nghiệp khi xây dựng và áp dụng điều lệ công ty

Vậy, các doanh nghiệp cần lưu ý gì khi xây dựng và áp dụng điều lệ công ty? Những phân tích, chia sẻ của Luật sư Hoàng Thanh Tuấn – Luật sư Công ty Luật TNHH DIMAC đưa ra trong bài phỏng vấn dưới đây sẽ giúp quý vị có cái nhìn tổng quan hơn về vấn đề này.

PV: Thưa ông, theo quy định của pháp luật hiện hành, khi xây dựng điều lệ công ty thì các doanh nghiệp cần phải đảm bảo những nội dung và nguyên tắc gì, thưa ông?

Luật sư Hoàng Thanh Tuấn:

Có thể nói rằng Điều lệ doanh nghiệp là một trong những tài liệu quan trọng nhất của doanh nghiệp, quy định về cơ cấu tổ chức quản lý cũng như các vấn đề về quản trị của doanh nghiệp. Với vai trò như vậy, tôi cho rằng doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau khi xây dựng Điều lệ:

Một là, nội dung của Điều lệ cần tuân thủ quy định của pháp luật.

Ví dụ, Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định các nội dung chủ yếu của Điều lệ, trong đó bao gồm các nội dung liên quan đến (i) thông tin cơ bản về công ty; (ii) quyền và nghĩa vụ của các thành viên hoặc cổ đông; (iii) cơ cấu tổ chức của công ty; (iv) thể thức thông qua các quyết định và giải quyết tranh chấp nội bộ; (v) phá sản và thanh lý tài sản công ty. Vì vậy, một bản Điều lệ hợp pháp cần trước tiên đảm bảo tuân thủ các nội dung mà pháp luật đã quy định.

Một ví dụ khác liên quan đến tỷ lệ biểu quyết. Điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định điều kiện để thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông đối với một số vấn đề tiêu chuẩn là phải có số cổ đông đại diện từ 65% tổng số phiếu biểu quyết trở lên của tất cả cổ đông tham dự và biểu quyết tại cuộc họp tán thành. Vì vậy, nếu Điều lệ công ty quy định một tỷ lệ khác, thấp hơn so với tỷ lệ quy định của luật thì sẽ không đảm bảo tính pháp lý.

Hai là, Điều lệ cần được ban hành hoặc sửa đổi theo đúng thẩm quyền và trình tự theo quy định của pháp luật

Bên cạnh các vấn đề về nội dung, doanh nghiệp cũng cần lưu ý các vấn đề về thẩm quyền và trình tự ban hành, sửa đổi Điều lệ của doanh nghiệp.

Ví dụ, việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ của công ty cổ phần thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông mà không phải của Hội đồng quản trị và do đó, trong trường hợp cần sửa đổi, bổ sung Điều lệ, doanh nghiệp cần triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua Điều lệ một cách hợp pháp.

Ba là, Điều lệ cần được định kỳ rà soát để đảm bảo tuân thủ pháp luật và phù hợp với tình hình thực tiễn và nhu cầu của doanh nghiệp

Với thay đổi nhanh chóng của đời sống kinh tế - xã hội như hiện nay, pháp luật của nước ta cũng luôn được cập nhật, thay đổi để đáp ứng các yêu cầu của thực tiễn. Về góc độ của doanh nghiệp, doanh nghiệp cũng cần thay đổi để thích ứng với các điều kiện về kinh tế, chính trị, xã hội, pháp luật,.. để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Vì vậy, Điều lệ cần được định kỳ rà soát để đảm bảo tuân thủ pháp luật và phù hợp với tình hình thực tiễn và nhu cầu của doanh nghiệp

PV: Thưa ông, vậy trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có được sửa đổi điều lệ của mình không, thưa ông?

Luật sư Hoàng Thanh Tuấn:

Việc sửa đổi Điều lệ là quyền của doanh nghiệp và doanh nghiệp được quyền sửa đổi Điều lệ của mình, phù hợp với nhu cầu, thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp và đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật như tôi đã phân tích.

Cũng cần lưu ý thêm rằng, việc sửa đổi, cập nhật Điều lệ cũng là trách nhiệm của doanh nghiệp khi doanh nghiệp có các nội dung thay đổi tại Điều lệ. Ví dụ, trong Điều lệ luôn có phần địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, vậy trong trường hợp doanh nghiệp chuyển trụ sở chính thì doanh nghiệp cần cập nhật thông tin này tại Điều lệ để đảm bảo Điều lệ được chính xác.

PV: Thưa ông, thực tế, có không ít doanh nghiệp xem Điều lệ chỉ là một loại văn bản để làm tròn đầy thủ tục với cơ quan công quyền khi thành lập. Bởi vậy, họ đã sử dụng những bản Điều lệ mẫu được soạn sẵn hoặc soạn các bản Điều lệ mang tính đối phó, cẩu thả. Liệu điều này có để lại những hậu quả gì không, thưa ông?

Luật sư Hoàng Thanh Tuấn:

Tôi cho rằng việc tham khảo, sử dụng các bản Điều lệ mẫu được soạn sẵn không phải là vấn đề xấu, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các start-up hoặc doanh nghiệp mới thành lập cần tiết kiệm các chi phí để vận hành doanh nghiệp lúc ban đầu. Mặc dù vậy, doanh nghiệp cần tìm kiếm, lựa chọn các bản mẫu có chất lượng hoặc được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành để tham khảo. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần lưu ý tới những nguyên tắc khi xây dựng điều lệ mà tôi đã chia sẻ ở trên để tránh trường hợp Điều lệ của doanh nghiệp không tuân thủ quy định của Luật, không đảm bảo tính thực thi hoặc gây ra các tranh chấp không đáng có trong doanh nghiệp.

PV: Thưa ông, thực tế, có khá nhiều tranh chấp phát sinh liên quan đến điều lệ công ty, những tranh chấp này có thể do quy định trong điều lệ không rõ ràng, vượt quá phạm vi hoặc trái với quy định pháp luật hoặc việc áp dụng điều lệ vượt qua ngoài phạm vi cho phép. Vậy ông có lời khuyên gì cho các doanh nghiệp khi xây dựng và áp dụng điều lệ công ty để tránh những tranh chấp phát sinh, thưa ông?

Luật sư Hoàng Thanh Tuấn:

Khi xây dựng và áp dụng điều lệ doanh nghiệp, các doanh nghiệp cần áp dụng các nguyên tắc đã mà tôi đã nêu ở ban đầu, bao gồm:

1. Nội dung của Điều lệ cần tuân thủ các quy định của pháp luật.

2. Điều lệ cần được ban hành hoặc sửa đổi theo đúng thẩm quyền và trình tự theo quy định của pháp luật

3. Điều lệ cần được định kỳ rà soát để đảm bảo tuân thủ pháp luật và phù hợp với tình hình thực tiễn và nhu cầu của doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động, nếu doanh nghiệp gặp các vướng mắc hoặc các vấn đề chưa rõ, doanh nghiệp có thể liên hệ với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền để được giải đáp, hỗ trợ hoặc liên hệ với các đơn vị tư vấn pháp luật để được hỗ trợ. Ngoài ra, trong trường hợp có tranh chấp, các bên liên quan nên trước tiên cố gắng thương lượng, hòa giải vì khi công ty xảy ra tranh chấp thì công ty sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực và hầu như các cổ đông đều bị thiệt hại, dù trực tiếp hay gián tiếp. Trường hợp các bên không thể thương lượng, hòa giải được thì có thể lựa chọn các phương thức giải quyết tranh chấp thay thế thông qua qua trọng tài thương mại để có thể tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như đảm bảo tính bảo mật của vụ việc mà không nhất thiết phải giải quyết tranh chấp tại Tòa án.

Xin cảm ơn ông!