Tổ thư ký chuyên gia của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội được thành lập theo Quyết định 4127/QĐ-UBND ngày 20/9/2006 do Chủ tịch UBND thành phố khi đó, ông Nguyễn Quốc Triệu ký.
Ban đầu, tổ chức của Tổ Thư ký gồm có: Thư ký hành chính; Chuyên viên, nghiên cứu viên, không quá 2 người, thuộc biên chế của Văn phòng UBND Thành phố; Chuyên gia và cộng tác viên không thuộc biên chế của Văn phòng UBND Thành phố; Chủ tịch UBND Thành phố xem xét, mời chuyên gia, công tác viên theo phương thức làm việc thường xuyên hoặc cộng tác theo từng lĩnh vực, chuyên đề, đề án, bài viết hoặc thời hạn theo yêu cầu công tác.
Tổ Thư ký có một Tổ trưởng. Tổ trưởng được hưởng phụ cấp tương đương Phó Văn phòng UBND Thành phố.
Tổ Thư ký có nhiệm vụ: Soạn thảo, thẩm định một số dự thảo văn bản trình Chủ tịch UBND Thành phố; thu thập thông tin cung cấp cho Chủ tịch UBND Thành phố; dự thảo các bài nói, bài viết, bài trả lời phỏng vấn của Chủ tịch UBND Thành phố tại các cuộc họp hoặc trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Quyết định số 74/QĐ-VP ngày 20/04/2016 của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội bổ sung thêm nhiệm vụ của Phòng Thư ký – Biên tập thuộc Văn phòng UBND Thành phố.
Phòng Thư ký - Biên tập thuộc Văn phòng UBND Thành phố, chịu sự quản lý, chỉ đạo toàn diện của Chánh Văn phòng; có chức năng giúp Chánh Văn phòng: Tham mưu, thư ký, giúp việc hành chính của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND Thành phố (sau đây gọi tắt là Chủ tịch, các Phó Chủ tịch); xây dựng, biên tập các báo cáo, bài phát biểu, tập hợp, truyền tải các nội dung chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và đôn đốc các đơn vị, cá nhân có liên quan thực hiện; tiếp nhận, phân loại, trình duyệt các văn bản, tài liệu gửi đến Chủ tịch, các Phó Chủ tịch; thực hiện công tác đối ngoại, công tác thông tin báo chí của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch; theo dõi việc thực hiện Quy chế làm việc của Ban Cán sự Đảng UBND Thành phố.
Căn cứ theo Quyết định số 74, Phòng Thư ký - Biên tập thuộc Văn phòng UBND Thành phố có chức năng nhiệm vụ giúp việc hành chính của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch.
Giúp Chánh Văn phòng: Phối hợp với Văn phòng các cơ quan Trung ương, Văn phòng Thành ủy, Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND Thành phố, các cơ quan, đơn vị khác có liên quan, căn cứ vào chương trình công tác của UBND Thành phố để tổng hợp, tham mưu, xây dựng chương trình, lịch công tác ngày, tuần của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch; đề xuất việc điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác khi cần thiết theo chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch.
Tiếp nhận, báo cáo Chủ tịch, các Phó Chủ tịch các văn bản, hồ sơ, tài liệu do Chánh Văn phòng trình gửi hoặc do các cơ quan, đơn vị khác gửi. Tiếp nhận các văn bản, hồ sơ, tài liệu của Chủ tịch, Phó Chủ tịch đã phê duyệt, chuyển báo cáo Chánh Văn phòng hoặc các đơn vị có liên quan để xử lý, giải quyết.
Tham dự các cuộc họp, buổi làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch. Giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch tập hợp, ghi chép các nội dung cần thiết có liên quan. Phối hợp với các phòng chuyên môn tập hợp kết quả, xây dựng, biên tập, báo cáo hoặc văn bản chỉ đạo.
Xây dựng, biên tập các báo cáo theo sự chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch; báo cáo ngày, tuần, tháng, quý, 6 tháng, hàng năm về kết quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch.
Giúp Chánh Văn phòng: Tập hợp, truyền tải các nội dung lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, đồng thời đôn đốc, theo dõi các đơn vị, cá nhân có liên quan trong Thành phố thực hiện và thông tin báo cáo theo quy định; Tổng hợp, theo dõi, nghiên cứu, phân tích các nội dung tin tức, phản ánh của báo chí, các cơ quan, đoàn thể, cá nhân về tình hình các hoạt động của Thành phố để báo cáo, đề xuất biện pháp giải quyết với Lãnh đạo Thành phố, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch; chủ động trao đổi, phối hợp với các đơn vị, cá nhân đã đưa tin để xác định nội dung vụ việc; dự thảo văn bản trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch hoặc Chánh Văn phòng ký duyệt chỉ đạo các đơn vị, cá nhân có liên quan xử lý, giải quyết kịp thời, đồng thời đôn đốc gửi báo cáo về UBND Thành phố và trả lời báo chí theo quy định.
Tổng hợp nội dung kết quả các công việc của UBND Thành phố, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch để phục vụ Chánh Văn phòng thực hiện nhiệm vụ “Người phát ngôn của UBND Thành phố” và công tác thông tin, tuyên truyền.
Phối hợp với các phòng, ban, đơn vị thuộc Văn phòng để thực hiện nhiệm vụ thống kê, lưu trữ một số văn bản, tài liệu để phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch;
Giúp Chánh Văn phòng tiếp nhận, xử lý, trình UBND Thành phố, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND Thành phố giải quyết những văn bản, hồ sơ do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi, trình (văn bản đến) về các nội dung liên quan đến lĩnh vực, chuyên đề đơn vị phụ trách: Đề xuất một trong các phương án: Ban hành, phê duyệt; đưa ra phiên họp UBND Thành phố; gửi lấy ý kiến các thành viên UBND Thành phố; thông báo ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố yêu cầu cơ quan soạn thảo hoàn chỉnh lại, lấy thêm ý kiến các cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định và quy chế làm việc của UBND Thành phố.
