Quy định này được nêu tại Nghị định 27/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành 19/1, nhằm chuẩn hóa quản lý dữ liệu nhân sự khu vực công, giảm giấy tờ và tăng tính liên thông.
Theo Nghị định 27/2026/NĐ-CP, mỗi cán bộ, công chức, viên chức có một hồ sơ điện tử duy nhất, gắn với mã định danh cá nhân để phục vụ quản lý, tra cứu trên môi trường số. Hồ sơ điện tử gồm sơ yếu lý lịch điện tử và các thành phần hồ sơ khác được tạo lập từ dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức. Việc thống nhất mã định danh được kỳ vọng khắc phục tình trạng trùng lặp, phân mảnh dữ liệu vốn tồn tại lâu nay trong quản lý nhân sự khu vực công.
Sơ yếu lý lịch điện tử được tạo lập đồng thời với hồ sơ điện tử và sử dụng chung mã định danh. Cấu trúc sơ yếu lý lịch được xây dựng phù hợp quy định pháp luật về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, bảo đảm kế thừa dữ liệu hiện có, hạn chế phát sinh thủ tục mới. Dữ liệu tạo lập sơ yếu lý lịch điện tử được lấy trực tiếp từ các nguồn dữ liệu quản lý cán bộ, công chức, viên chức.
Nghị định quy định rõ trách nhiệm cập nhật hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức phải chủ động cập nhật thông tin cá nhân khi có thay đổi và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của dữ liệu đã cung cấp. Cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật các thông tin phát sinh từ nghiệp vụ quản lý và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức trong thời hạn không quá ba ngày làm việc kể từ khi có thông tin mới.
Đối với dữ liệu phát sinh trực tiếp từ các hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức, việc cập nhật và đồng bộ phải hoàn tất chậm nhất một ngày sau khi quy trình nghiệp vụ kết thúc. Trường hợp dữ liệu phát sinh từ các cơ quan, tổ chức khác, cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu quốc gia sẽ phối hợp đồng bộ định kỳ hằng tuần. Nếu hệ thống chưa đáp ứng yêu cầu kết nối, việc cập nhật được thực hiện trực tiếp vào hồ sơ điện tử.
Một điểm đáng chú ý là hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia sẽ được sử dụng thay thế hồ sơ giấy trong công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức. Khi cần dùng hồ sơ giấy vì yêu cầu nghiệp vụ, cơ quan quản lý được phép trích xuất từ hồ sơ điện tử để chuyển đổi sang bản giấy theo quy định về giao dịch điện tử. Cán bộ, công chức, viên chức không phải chuẩn bị lại các giấy tờ đã có trong hệ thống.
Nghị định cũng nhấn mạnh nguyên tắc “không yêu cầu lại thông tin”. Cơ quan quản lý không được yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức cung cấp lại dữ liệu đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia, trừ trường hợp thật sự cần thiết để bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của các bên liên quan. Việc truy cập hồ sơ điện tử chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý của cá nhân bằng thông điệp điện tử, trừ trường hợp phục vụ công tác cán bộ theo thẩm quyền.
Đối với dữ liệu, hồ sơ điện tử thuộc danh mục bí mật nhà nước, Nghị định yêu cầu triển khai các biện pháp bảo mật chặt chẽ trong quản lý, lưu trữ, truyền đưa và sử dụng trên môi trường điện tử, tuân thủ pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và cơ yếu.
Nghị định 27/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/7/2026, đánh dấu bước chuyển quan trọng trong số hóa quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, hướng tới nền hành chính tinh gọn, minh bạch và dựa trên dữ liệu.
