Từ trước đến nay, với hệ thống văn bản hành chính, vẫn phải duy trì phương thức ký tay nên bắt buộc phải có mặt lãnh đạo của cơ quan, doanh nghiệp thì văn bản mới được kí. Những năm gần đây, ở Việt Nam mới áp dụng hình thức kê khai thuế, nộp thuế và hải quan điện tử, mô hình này được nhiều doanh nghiệp ủng hộ nhờ ưu điểm tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực. Tuy nhiên trong các quy trình ký văn bản, hợp đồng vẫn theo phương pháp thủ công như: ký duyệt, đóng dấu, gửi đi, nhận lại, lưu trữ… Nhiều khi nhân viên phải chờ đợi lãnh đạo đi công tác cả tuần mới về ký duyệt cho một tờ trình.
Để khắc phục trở ngại đó, đồng thời tiết kiệm chi phí về vật chất và thời gian cho các doanh nghiệp, Trung tâm Tin học và Công nghệ số, Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, Bộ Công Thương (CID) và Công ty SME đã đưa ra giải pháp văn phòng điện tử (ERP Store). Kĩ sư công nghệ thông tin Trần Xuân Trường – Công ty SME chính là tác giả của phần mềm này, trong đó chữ ký điện tử là một phần của chương trình. Trần Xuân Trường hơn 30 tuổi, nhưng tác phong giản dị, điềm đạm. Anh chia sẻ: "Điều đầu tiên tôi nghĩ đến khi bắt tay vào nghiên cứu và phát triển phần mềm chữ kí số ứng dụng tại Việt Nam, là hướng tới con người. Các cơ quan, doanh nghiệp vận hành và phát triển được đều do yếu tố con người quyết định. Chính vì thế, cần có những sản phẩm công nghệ để giảm phiền phức, phí phạm về thời gian và vật chất”.
Trả lời câu hỏi, làm ra phần mềm này có khó khăn gì không, trong bao lâu thì hoàn thiện, Trần Xuân Trường nói anh nghiên cứu trong 2 năm mới xong. Phần khó nhất là tạo ra những tính năng phù hợp nhất với đặc trưng kinh tế, xã hội của Việt Nam, “Nó được thiết kế đơn giản, gần gũi, hoàn toàn bằng tiếng Việt, các thao tác được giản lược rất nhiều, không cần trình độ cao về công nghệ thông tin vẫn có thể sử dụng được. Chúng tôi đã thử nghiệm, và cho thấy những người công nhân có thể báo cáo công việc của mình cho tổ trưởng, đội trưởng một cách dễ dàng”.
Xuân Trường cho biết thêm, trên thế giới có nhiều sản phẩm cùng loại, nhưng đa số người Việt sẽ không sử dụng được. Bên cạnh đó, có những phần mềm Việt khác cũng giải quyết vấn đề chữ ký điện tử nhưng chưa có tính năng kí liên thông giữa các cơ quan khác nhau. Xuân Trường đã giải quyết được vấn đề này.
Văn phòng điện tử là nền tảng để các doanh nghiệp ký điện tử với nhau rất đơn giản. Trong trường hợp các đối tác cùng kí văn bản, hệ thống sẽ đảm bảo bí mật thông tin qua thuật toán mã hóa. "Nhờ các chức năng này, doanh nghiệp sẽ kiểm soát thông tin chặt chẽ và đảm bảo an toàn thông tin so với cách làm truyền thống là chuyển phát qua bên thứ ba" - đại diện Trung tâm CID đánh giá.
Nhà thơ Trần Đăng Khoa – Phó Chủ tịch Hội Nhà văn Việt Nam, một người làm quản lí văn hóa, văn nghệ lâu năm đã bày tỏ sự tâm đắc khi được biết đến phần mềm văn phòng điện tử này. Ông cho biết hằng ngày phải nhận và gửi khá nhiều văn bản, giấy tờ liên quan đến công việc, chỉ riêng việc ngồi tại văn phòng đọc, trả lời, kí các văn bản đã chiếm rất nhiều thời gian. Đặc biệt nhà thơ lại hay phải đi công tác ở các tỉnh xa Hà Nội, những ngày ông không có mặt tại cơ quan, số tài liệu cần đọc và kí phải “chờ” ông về mới có thể “chạy” được. “Trong kỉ nguyên số 4.0, gần như tất cả các phương tiện hiện diện xung quanh cuộc sống con người đều nhằm mục đích làm cho con người bớt đi những phiền phức, mỏi mệt, hao tổn sức lực, thời gian, vật chất. Đây là một phần mềm làm được việc đó” - Trần Đăng Khoa nói.
Do được tích hợp các tính năng ưu việt nhất trên thế giới về xử lý văn bản, phần mềm này cho phép đơn giản hóa công tác hành chính, hỗ trợ công tác quản lý điều hành, giao việc, theo dõi tiến độ công việc. Ông Đặng Hoàng Hải - Cục trưởng Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số - Bộ Công Thương nhận định: “Đây là một trong những sản phẩm giúp cho công việc giữa các nhân viên với lãnh đạo trong một công ty, giữa các doanh nghiệp với nhau, giữa các cơ quan chủ quản với những thành viên của mình được thông suốt, nhanh chóng và đảm bảo an toàn thông tin chính là giải pháp văn phòng điện tử”.
Chị Nguyễn Kim Chi – Giám đốc công ty TNHH Văn hóa Việt cho biết: “Tiện ích lớn nhất khi sử dụng phần mềm này là tất cả văn bản đều được số hóa và xử lý tập trung, tất cả các thao tác đều được xử lý tự động nên tôi không cần phải lo việc đánh nhầm số hay là lưu nhầm sổ nữa. Quy trình xử lý văn bản rất khoa học, có sự luân chuyển báo cáo và xin chữ ký của các lãnh đạo các phòng ban các cấp, văn bản không sợ thất lạc và tất cả mọi người có thể tìm kiếm văn bản trên hệ thống một cách dễ dàng bất cứ thời điểm nào”.
Được biết, hiện nay hệ thống luật pháp quy định và cơ sở hạ tầng cho chữ ký điện tử đã được ban hành đầy đủ.
