Văn bản quy định sớm nhất liên quan đến viết tên riêng trong sách giáo khoa (SGK) mà phóng viên tiếp cận được là Quyết định 240 do Bộ GD&ĐT ban hành năm 1984 quy định về chính tả và về thuật ngữ tiếng Việt áp dụng cho các SGK, báo và văn bản của ngành giáo dục. Theo đó, Bộ GD&ĐT quy định rất chi tiết 7 trường hợp viết tên riêng không phải tiếng Việt.
Trường hợp thứ nhất, nếu chữ viết của nguyên ngữ dùng chữ cái Latin thì giữ đúng nguyên hình trên chữ viết của nguyên ngữ; kể cả các chữ cái f, j, w, z như trong nguyên ngữ; dấu phụ ở một số chữ cái trong nguyên ngữ có thể lược bớt. Thí dụ: Shakespeare, Paris, Wrocaw (có thể lược dấu phụ ở chữ cái), Petõfi (có thể lược dấu phụ ở chữ cái õ).
Trường hợp 2, nếu chữ viết của nguyên ngữ thuộc một hệ thống chữ cái khác thì dùng lối chuyển tự chính thức sang chữ cái Latin. Thí dụ: Lomonosov, Moskva, Abdel.
 |
Phiên âm tiếng Việt trong SGK hiện hành |
Trường hợp 3 nếu chữ viết của nguyên ngữ không phải là chữ viết ghi từng âm bằng chữ cái thì dùng lối phiên âm chính thức bằng chữ cái Latin (thường là cách phiên âm đã có tính chất phổ biến trên thế giới).Thí dụ: Tokyo.
Trường hợp 4 đối với trường hợp tên riêng mà trong thực tiễn sử dụng rộng rãi trên thế giới đã quen dùng một hình thức viết bằng chữ cái Latin khác với nguyên ngữ (thường đó là tên một số nước, thành phố) thì dùng hình thức tên riêng phổ biến đó.
Thí dụ: Hungary (tuy trong nguyên ngữ là Magyarorszag); Bangkok (tuy trong nguyên ngữ là Krung Thep hoặc Krung Rattanakosin).
Trường hợp 5 đối với trường hợp những sông, núi thuộc nhiều nước (và do đó có những tên riêng khác nhau) thì dùng hình thức tương đối phổ biến trên thế giới và trong nước; tuy vậy trong những văn bản nhất định, do yêu cầu riêng, có thể dùng hình thức dựa theo ngôn ngữ của địa phương. Thí dụ: sông Danube (có thể dùng Donau theo tiếng Đức, Duna theo tiếng Hungary, Dunares theo tiếng Rumania).
Trường hợp 6 đối với những tên riêng hay bộ phận của tên riêng (thường là địa danh) mà có nghĩa thì dùng lối dịch nghĩa phù hợp với chủ trương chung có thể nhận thấy qua các ngôn ngữ trên thế giới. Thí dụ: Biển Đen, Guinea xích đạo.
Trường hợp 7 những tên riêng đã có hình thức phiên âm quen thuộc trong tiếng Việt thì hiện nay nói chung, không cần thay đổi, trừ một số trường hợp đặc biệt có yêu cầu riêng thì phải thay đổi. Thí dụ: Pháp, Hy Lạp, Bắc Kinh, Lỗ Tấn; nhưng Italia (thay cho Ý), Australia (thay cho Úc)…
Khi đi vào thực tế, Quyết định 240 đã bộc lộ nhiều hạn chế do không bảo đảm nguyên tắc tên riêng nhất là quy tắc viết hoa.
Chính vì vậy năm 2003, Bộ GD&ĐT đã có thêm "Quy định tạm thời về viết hoa tên riêng trong SGK". Nhưng dù vậy, trong quy định này, cách viết tên riêng nước ngoài cơ bản vẫn giữ phiên âm theo Quyết định 240.
Năm 2018, cùng với việc ban hành chương trình giáo dục phổ thông mới, Bộ GD&ĐT đã ban hành Quyết định số 1989 về chính tả trong chương trình, sách giáo khoa giáo dục phổ thông để phù hợp với tình hình mới. Trong đó có điểm mới là đối với trường hợp tên được viết bằng chữ Latin thì viết nguyên dạng chữ Latin, ví dụ: Victor Hugo, Albert Einstein, Thomas Edison, Paris, New York,... Trường hợp nguyên dạng có dấu phụ thì lược bớt dấu phụ, ví dụ: viết tên nhà thơ Petõfi là Petofi (lược bớt dấu phụ trên chữ õ).
Trường hợp tên không được viết bằng chữ Latin thì viết như cách viết trong tiếng Anh, ví dụ: Aleksandr Pushkin, Moscow, Tokyo, Fuzhou, Zhejiang, Nile, Cleopatra,...
Lần đầu tiên, Bộ GD&ĐT cũng quy định rất rõ đối với SGK và các tài liệu dành cho học sinh tiểu học, sử dụng hình thức phiên âm, có gạch nối để nối các âm tiết trong cùng một bộ phận tạo thành tên, ví dụ: Tô-mát Ê-đi-xơn, Mát-xcơ-va, Pa-ri, Tô-ky-ô,...
Riêng SGK và các tài liệu dành cho học sinh lớp 4, lớp 5, bên cạnh hình thức phiên âm, cần chú thích nguyên dạng (hoặc chú thích cách viết trong tiếng Anh) khi tên riêng lần đầu tiên xuất hiện dưới hình thức phiên âm trong sách, ví dụ: Tô-mát Ê-đi-xơn (Thomas Edison), Mát-xcơ-va (Moscow), Pa-ri (Paris), Tô-ky-ô (Tokyo). Ngoài hình thức đặt chú thích trong ngoặc đơn, có thể chú thích ở chân trang hoặc bên lề trang sách.
Quy định chính tả này không yêu cầu sử dụng hình thức phiên âm tiếng Việt đối với những cấp học khác.
Tuy vậy, ngoài Quyết định số 1989, SGK còn điều chỉnh theo Nghị định 30 về công tác văn thư, ban hành năm 2020. Việc này được cho là nhằm thống nhất cách viết, phục vụ cho việc áp dụng vào thực tiễn.
Trong nghị định này vẫn quy định tên người nước ngoài được phiên âm chuyển sang tiếng Việt.
