Máy in đa chức năng – Đối tượng mới cho Hacker
Nhiều hacker có thể tìm ra lỗ hổng an ninh trong thiết bị này cho phép họ cài đặt phần mềm nguy hiểm vào máy và điều khiển lô sấy mực khiến cho giấy in dễ dàng bắt lửa. Một số khác thậm chí tìm ra kẽ hở trong cấu hình để truy cập máy in đa chức năng từ bên ngoài mạng nội bộ công ty, từ đó ghi lại thông tin bảo mật như tên đăng nhập, địa chỉ email hay thông tin xác thực tài khoản. Một số hacker còn cảnh báo rằng cách an toàn nhất để tránh bị hack thông tin khỏi hệ thống là không kết nối Internet tại nơi làm việc.
Hầu hết các doanh nghiệp ngày nay đã xây dựng hệ thống phòng chống xâm nhập, tường lửa ngân chặn hacker cùng nhiều phần mềm chống virus mạnh mẽ để bảo mật thông tin và các dữ liệu kỹ thuật số. Dù vậy, các công tác bảo mật nên phần nào nên chú trọng hơn tới chiếc máy in đa chức năng. Với nhiều chức năng hữu ích cùng sự phổ biến ngày càng tăng của thiết bị này, máy in kỹ thuật số dần trở thành “miếng mồi” mới đầy tiềm năng của hacker vì khả năng hoạt động như một "trung tâm thông tin" – điểm chuyển giao dữ liệu từ các đơn vị, phòng ban và nhiều người dùng tại một cơ sở kinh doanh.
Những rủi ro an ninh bị bỏ qua
Với sự cải tiến của các thiết bị văn phòng, bao gồm máy in đa chức năng, đa số các nhân viên văn phòng thường mặc định rằng họ sẽ không phải đối mặt với vấn đề bảo mật. Tuy nhiên, thực tế cho thấy máy in đa chức năng – một thiết bị nhỏ bé tại văn phòng thường được kết nối với cơ sở dữ liệu thông tin khổng lồ của doanh nghiệp, khiến cho những thiết bị này vô tình trở thành lỗ hổng bảo mật lớn cho việc xâm nhập hệ thống thông tin.
Giống như mọi “thành viên” khác trong mạng lưới thiết bị văn phòng, máy in đa chức năng cần được bảo vệ khỏi cả sự tấn công từ bên ngoài và sự bất cẩn của nhân viên nội bộ để có thể đảm bảo dữ liệu không bị thất thoát. Tại Canon, chúng tôi tin rằng bảo mật không nên tách rời mà, ngược lại, nên gắn liền với thiết bị từ việc in ấn an toàn, lưu trữ tài liệu cho đến quản lý danh tính và thiết bị truy cập cũng như công tác bảo mật quan trọng như chất lượng in.
Và để giảm thiểu những nguy cơ rò rỉ thông tin do cả yếu tố khách quan và chủ quan, sau đây là ba quy trình tốt nhất được Canon nghiên cứu và thiết kế với mục tiêu không chỉ dừng ở việc đảm bảo an toàn thông tin mà còn phần nào hỗ trợ các công ty gia tăng năng suất.
Thiết bị kiểm soát truy cập
Tại Canon, chúng tôi tin rằng việc bảo mật cho bất kỳ máy in đa chức năng nên bắt đầu với chính thiết bị đó, cho dù thông qua một tính năng bảo mật từ bên ngoài hay được cài đặt trực tiếp trong thiết bị. Ở mức độ cơ bản nhất, từ việc sao chép một văn bản in đến việc khôi phục một lệnh in, tính năng này liên quan đến việc xác thực thông qua một mã PIN hoặc mật khẩu. Ví dụ, những thiết bị bảo mật bên ngoài (bảo mật in ấn, bảo mật mã hóa) đảm bảo rằng người dùng phải khai báo chính xác thông tin đăng nhập của mình để có thể truy cập vào bất cứ nguồn thông tin hay dữ liệu nào. Theo đó, một số máy in của Canon được xây dưng các tính năng bảo mật, như máy imageCLASS.
Vì tính di động tăng lên qua việc sử dụng thiết bị cá nhân, cần có sự cân bằng giữa bảo mật và sự tiện lợi. Với máy in chung, những người không phải nhân viên như khách hay đồng nghiệp từ các văn phòng khác có thể dễ dàng sử dụng máy in chung của công ty bằng cách gửi tài liệu qua email và ra lệnh in từ bất kì máy in nào trong hệ thống bằng cách nhập mã truy cập.
 |
Điều này đảm bảo cơ sở dữ liệu đồ sộ của bạn được an toàn vì những thiết bị không nằm trong bộ nhận dạng sẽ không được phép truy cập vào hệ thống trong khi thiết bị này vẫn cung cấp đầy đủ tính tiện lợi và linh hoạt cho mọi người khi in ấn tài liệu. Ví dụ, tại một công ty bảo hiểm địa phương nơi đội ngũ nhân viên thường xuyên di chuyển với các thiết bị điện tử của riêng mình, máy in công có thể được thiết lập để tự sắp xếp tối ưu quy trình hoạt động để hỗ trợ các thiết bị thuộc hệ điều hành khác nhau trong mạng lưới thông tin mà không tới sự có mặt và giúp sức từ phía nhân viên công nghệ thông tin. Nhờ vậy, đội kĩ thuật này có thêm thời gian và nguồn lực để tập trung vào chuyên môn, tăng năng suất và hiệu quả công việc.
An ninh tài liệu
Một khi máy in được lắp đặt an toàn, chúng có thể đồng thời bảo vệ dữ liệu được sử dụng ở máy in đa chức năng, trong cả bản sao cứng và bản sao điện tử. Bởi lẽ một trong những mối đe dọa thông tin hàng đầu của mọi tổ chức không nằm ở khả năng hoạt động của toàn bộ hệ thống mà đôi khi nằm ở từng cơ sở dữ liệu tại các phòng ban nhỏ lẻ. Điều này đặc biệt đúng với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
 |
Tuy nhiên, đây là một trong những rủi ro dễ giảm thiểu nhất. Bằng việc xây dựng những mã hóa chặt chẽ cấu hình máy in đa chức năng, các dữ liệu được lưu giữ tại thiết bị này được đảm bảo an toàn cho đến khi lệnh in được thực hiện. Các doanh nghiệp nên tìm cho mình những máy in đa chức năng có thể cung cấp tính năng này cũng như đơn giản hóa quá trình xóa bỏ dữ liệu được sao lưu tạm thời trong thiết bị, ví như thiết bị Canon’s imageRUNNER Advanced.
Giám sát và quản lý
Sẽ rất khó để tìm ra một giải pháp đa năng phù hợp với mọi tình huống. Do đó, chúng ta luôn phải tìm kiếm nhiều thiết bị văn phòng với các tính năng khác nhau. Nói cách khác, trong khi một số công ty chỉ trang bị một máy in thì một số cơ sở khác có thể sở hữu hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm thiết bị loại này. Dù bằng cách nào, người quản trị hệ thống cần một phương thức giám sát dễ dàng để đảm bảo hoạt động in ấn và sao lưu dữ liệu tuân thủ đúng nội quy cũng như yêu cầu quản lý. Một trong những giải pháp tốt nhất là chỉ cho phép tồn tại một điểm kiểm soát an ninh nơi nhân viên kỹ thuật thiết lập, cấu hình, cập nhật và quản lý tất cả máy in đa năng.
Thực hiện lệnh bảo mật
Hiện nay, máy in đa chức năng đóng một vai trò quan trọng không chỉ trong văn phòng nhỏ mà còn ở các tổ chức lớn. Những mối đe dọa an ninh nhắm vào máy in đa chức năng như một lối xâm nhập dễ dàng vào hệ thống.
Chìa khóa để diệt trừ mối đe dọa này là nhận thức rõ về các quy trình bảo mật của bạn. Ví dụ, xây dựng hệ thống bảo mật toàn diện sẽ mỗi bước trong vòng đời của tài liệu đều được đảm bảo an toàn thông tin, từ scan, in ấn cho đến phân bổ tài liệu.
Canon tin rằng với sự gia tăng nhận thức cùng mong muốn tìm kiếm tính năng phù hợp trong máy in đa chức năng, thiết bị này sẵn sàng để trở thành một phần không thể thiếu của hệ thống an ninh ngày nay.
