Nếu bạn đang sử dụng trình e-mail là Microsoft Outlook hoặc Mozilla Thunderbird có khả năng chuyển đổi sang dạng e-mail HTML hoặc XHTML thì hãy cấu hình chúng sao cho chỉ chuyển đổi sang HTML đơn giản thay vì HTML đầy đủ, tốt nhất là chỉ để ở chế độ text đơn giản.
Vì sao lại phải làm vậy? Bởi nếu không bạn sẽ có nguy cơ bị spam hoặc là nạn nhân của những kẻ đánh cắp danh tính. Kinh nghiệm cho thấy bạn chỉ nên sử dụng những trình e-mail chỉ có khả năng hiển thị dạng text đơn giản.
2. Sử dụng POP3 hoặc IMAP cục bộ để nhận e-mail
Nếu riêng tư là tiêu chí mà bạn hướng tới thì hãy sử dụng trình POP3 hoặc IMAP cục bộ để nhận thư. Thực tế, với các dịch vụ e-mail trên nền Web như Gmail, Hotmail, Yahoo!Mail, hoặc Hushmail, chính sách riêng tư không thực sự hiệu quả như quảng cáo.
3. Mã hóa e-mail
Bạn không muốn một kẻ nào đó với phần mềm đặc dụng trong tay có thể “nghe lén” được thông tin của bạn chuyển trong thư. Hãy chắc rằng thư của bạn đã được mã hóa đầy đủ. Bạn có thể tham khảo cách mã hóa từ phía nhà cung cấp, hoặc sử dụng một trình e-mail mã hóa khác như Mail 2.0 (http://www.supershareware.com/info/encrypted-mail.html).
4. Ký số e-mail
Thực tế cho thấy mặc dù đã áp dụng các phương pháp về mã hóa e-mail nhưng vẫn có khả năng thư bị xem lén. Nếu sử dụng các công cụ mã hóa kiểu như PGP hoặc GnuPG (http://gnupg.org/) để ký số vào e-mail thì sẽ an toàn hơn rất nhiều.
5. Tránh các mạng không an toàn
Vì một số lý do nào đó, bạn có thể sẽ phải truy cập vào địa chỉ e-mail từ những kết nối mạng không an toàn như nơi công cộng, hoặc những mạng Wi-Fi không được bảo vệ. Hãy chú ý tới cả môi trường xung quanh khi bạn sử dụng e-mail, chẳng hạn như điều kiện vật chất, thiết bị máy móc, và cả yếu tố con người nữa. Một hệ thống an toàn sẽ không chỉ ảnh hưởng tới bạn mà còn tác động tới nhiều người khác.
6. Tắt tính năng tự động hiển thị địa chỉ
Bình thường tính năng này khá hữu ích trong một số trường hợp nhất định bởi bạn không cần nhớ chính xác địa chỉ e-mail mà vẫn tìm ra được chỉ bằng một vài ký tự đầu tiên. Tuy nhiên, với những e-mail ở dạng nhạy cảm hoặc chứa những bí mật kinh doanh, bạn không nên sử dụng tính năng này bởi nó có thể khiến bạn gửi nhầm cho một ai đó có e-mail gần giống với địa chỉ bạn cần gửi. Microsoft Outlook và Gmail là hai ứng dụng e-mail điển hình có tính năng tự động này.
7. Sử dụng trường BCC khi gửi cho nhiều người
Đứng trên quan điểm bảo mật, sẽ là một ý tưởng tồi nếu chia sẻ địa chỉ e-mail cho những người không cần tới chúng. Còn đứng trên quan điểm về hành vi thì sẽ là bất lịch sự nếu chia sẻ địa chỉ e-mail của ai đó mà không được sự đồng ý của họ. Mỗi lần bạn gửi e-mail cho nhiều người sẽ đồng nghĩa với việc bạn đang chia sẻ tất cả địa chỉ e-mail cho nhiều người nhận. Địa chỉ e-mail không phải là thứ để chia sẻ với tất cả mọi trong không gian mạng, bởi nó còn dính dáng tới sự riêng tư, và nguy cơ bị phát tán thư rác.
8. Lưu e-mail ở nơi an toàn
Sẽ chẳng có công cụ nào có thể bảo vệ an toàn một cách hữu hiệu cho e-mail của bạn nếu bạn giải mã rồi lưu trữ nó trên máy tính mà ai cũng có thể truy cập được. Hãy lưu e-mail của bạn vào một phương tiện lưu trữ ngoài có bảo vệ bằng mật khẩu; hoặc lưu chúng trong một thư mục được bảo vệ trên máy tính.
9. Chỉ sử dụng e-mail riêng
Bất cứ e-mail nào khi chia sẻ với thế giới bên ngoài đều có thể là đối tượng mà giới phát tán thư rác nhòm ngó tới. Bạn cần có nhiều địa chỉ e-mail, và dùng e-mail cho từng công việc nhất định. Có thể tạm chia thành nhiều mức độ kiểu như: e-mail cho đăng ký các form trên web; cho mục đích sử dụng chung chung; và cho một số nhóm đối tượng nhất định.
10. Kiểm tra kỹ danh sách gửi đi
Sẽ không gì có thể tệ hơn việc bạn gửi nhầm địa chỉ e-mail cho một ai đó, nhất là những e-mail có thông tin quan trọng và nhạy cảm. Hãy kiểm tra kỹ càng địa chỉ e-mail gửi đi nhất là khi bạn đang trao đổi những thông tin kiểu như bí mật kinh doanh. Chỉ cần mất thêm chút ít thời gian nhưng bạn có thể yên tâm là e-mail của mình đến được đúng nơi.
