Quản lý, vận hành lưới điện miền Nam: Mạnh mẽ số hóa

Bài 1: Văn phòng không giấy

Hoạt động quản trị, vận hành lưới điện của cơ quan EVNSPC và các đơn vị trực thuộc từng bước được số hóa.

Số hóa hồ sơ

Thời gian gần đây, chị Nguyễn Thị Thùy Dương, nhân viên văn thư lưu trữ, Văn phòng Công ty Điện lực Kiên Giang không còn vất vả với những chồng hồ sơ, giấy tờ ngổn ngang. “Tất cả các công việc hiện nay đều được quản lý trên hệ thống văn bản số, nhất là việc nhận văn bản đi, văn bản đến hay lưu trữ đều được số hóa kể cả hình thức họp cũng họp cũng qua trực tuyến…” chị Thùy Dương cho hay. Theo chị, việc này đã giúp cho công việc được nhanh chóng và kịp thời tối ưu hóa chi phí.

Giao diện văn phòng số của các công ty điện lực thành viên Tổng công ty điện lực miền Nam

Từ năm 2019, EVNSPC đã đưa vào áp dụng chính thức Digital – office – tích hợp chữ ký số và triển khai văn bản trên máy tính và thiết bị di động. Mọi công văn đến đều được số hóa dưới dạng PDF, chuyển vào hệ thống văn phòng điện tử và giải quyết theo quy trình, hiện nay Tổng công ty đã triển khai toàn bộ các đơn vị trực thuộc phải sử dụng văn phòng điện tử trong quá trình xử lý văn bản đi/ đến (trừ văn bản mật và văn bản không sử dụng chữ ký số).

Theo bà Đào Ánh Nguyệt, Giám đốc Điện lực Rạch Giá (Công ty Điện lực Kiên Giang), việc chuyển đổi số đã mang đến rất nhiều hiệu quả tích cực. Trước tiên, người lãnh đạo có thể giám sát và điều hành công việc một cách tốt nhất, chính xác kịp thời nhất mà không cần phải đến hiện trường thông qua các ứng dụng quản lý. Người lao động thì nâng cao được chất lượng, hiệu suất công việc và đáp ứng nhanh chóng để phục vụ khách hàng tại đơn vị. Khách hàng thì tiếp cận được các công nghệ thông minh, tối ưu nhất.

Cũng theo bà Nguyệt, trước khi triển khai văn phòng điện tử, một số cá nhân vẫn có tâm lý ngại thay đổi, vẫn muốn áp dụng những quy tắc lối mòn như là một thói quen trong quản lý công việc. Khi triển khai áp dụng rộng rãi đã thay đổi phương pháp làm việc, cách thức hoạt động, hình thành thói quen mới trong xử lý công việc và mang lại hiệu quả cao, nhanh gọn, giảm công sức kiểm soát cũng như vật tư in ấn, tạo một môi trường làm việc năng động, hiện đại.

Quản lý thông tin khách hàng sử dụng điện qua phần mềm.

EVNSPC hiện đang hướng đến văn phòng không giấy trong tất cả các văn bản, các báo cáo đều được triển khai trên môi trường mạng, đã và đang xây dựng kho cơ sở dữ liệu trực tuyến, tiến tới tin học hóa toàn diện công tác quản trị, liên kết, trao đổi, chia sẻ, lưu trữ dữ liệu thống nhất.

Điều hành công việc mọi lúc, mọi nơi

Công ty Điện lực Bình Thuận cũng đã triển khai ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử (Doffice) và số hóa quy trình giải quyết công việc. Ông Lê Chí Linh-Trưởng phòng Viễn thông và CNTT cho biết, trước đây, việc xử lý hồ sơ giấy trải qua rất nhiều bước và mất nhiều thời gian. Hệ thống văn phòng điện tử đã chuyển đổi quy trình giải quyết công việc, giúp tiết kiệm được thời gian và đảm bảo giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời.

Để phát huy thế mạnh của hệ thống văn phòng điện tử, năm 2019, Công ty Điện lực Bình Thuận đã có sáng kiến ứng dụng tin nhắn SMS tích hợp vào hệ thống để thông báo nhanh đến lãnh đạo kịp thời phê duyệt văn bản trên hệ thống DOffice. Từ khi áp dụng sáng kiến, lãnh đạo đơn vị đã chủ động hơn trong công tác chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh trong đơn vị.

Nhân viên Công ty Điện lực Vĩnh Long tuyên truyền cho khách hàng sử dụng dịch vụ điện trực tuyến

Ông Nguyễn Công Hầu-Phó tổng giám đốc EVNSPC cho biết, từ đầu năm 2021 đến nay, mỗi năm riêng khối cơ quan EVNSPC đã xử lý gần 50.000 văn bản, nhận khoảng 31.059 và gửi đi 18.128 là văn bản điện tử, tiết kiệm hàng hàng tỷ đồng tiền in ấn nhờ triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Đối với các doanh nghiệp, văn phòng điện tử giúp tạo ra một hệ thống quản lý tập trung, nhà quản lý có thể điều hành công việc mọi lúc mọi nơi một cách sát sao và minh bạch. Mọi nhân viên cũng có thể dễ dàng quản lý tài liệu, gửi nhận văn bản tức thời, giúp nâng cao hiệu quả khai thác tài nguyên thông tin chung và năng suất lao động.

Văn phòng điện tử còn đem lại những lợi ích đáng kể về kinh tế. Với khả năng cung cấp môi trường làm việc cộng tác một cách hiệu quả, chi phí tổ chức họp hành, chuyển phát tài liệu, in ấn giảm đi đáng kể, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho những công việc không cần thiết.

Theo kế hoạch chuyển đổi số công tác quản trị giai đoạn 2022-2025, EVN SPC tiếp tục đẩy mạnh truyền thông và nhận thức chuyển đổi số trong toàn CBCNV; Hoàn thành việc rà soát, xây dựng lưu đồ giải quyết công việc; Xây dựng tài liệu mô tả luồng quy trình nghiệp vụ thực hiện và lưu trữ hồ sơ điện tử áp dụng cho các hoạt động thường xuyên; Kết nối gửi/nhận trục liên thông văn bản/hồ sơ tài liệu giữa EVNSPC với các đơn vị trực thuộc và ngược lại giữa các đơn vị trong ngành điện (trừ tài liệu mật).