Theo đó, nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các cuộc họp, thực hiện hiệu quả cải cách hành chính..., Chủ tịch UBND thành phố yêu cầu giám đốc sở, thủ trưởng ban, ngành, chủ tịch UBND quận, huyện, xã, phường, thị trấn tổ chức triển khai thực hiện thường xuyên Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ và các văn bản có liên quan.
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét, cân nhắc sự cần thiết khi đề xuất trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thành phố chủ trì hoặc tham dự họp. Trường hợp có thể trao đổi thông qua văn bản hoặc các hình thức khác để thống nhất giải quyết vấn đề thì không tổ chức cuộc họp.
Khuyến khích ứng dụng công nghệ thông tin trong việc trao đổi tài liệu, văn bản để giảm hội họp, tăng cường họp trực tuyến. Chỉ mời những thành phần có liên quan trực tiếp đến việc xử lý, giải quyết vấn đề họp. Đối với các đơn vị xa địa điểm họp, đơn vị đề xuất cần xem xét, cân nhắc để đảm bảo tiết kiệm kinh phí và thời gian.
Tuân thủ việc thực hiện quy định về chế độ họp. Cử người tham dự họp đúng thành phần, người tham dự cuộc họp phải đến đúng thời gian quy định để đảm bảo cuộc họp diễn ra theo dự kiến.
Trong cuộc họp phải tập trung vào nội dung cuộc họp, không làm việc riêng và hạn chế sử dụng các thiết bị điện tử để đảm bảo cuộc họp có chất lượng và hiệu quả (trừ trường hợp để phục vụ cuộc họp). Tiết kiệm thời gian trong báo cáo, phát biểu (ngắn gọn, nội dung trọng tâm), trong phát biểu.
Người chủ trì điều khiển cuộc họp đúng trọng tâm, rút ngắn thời gian họp, kết luận rõ ràng và có quy định thời gian các đơn vị thực hiện. Hạn chế họp nhiều lần để giải quyết một vấn đề. Sau cuộc họp, các đơn vị được phân công khẩn trương thực hiện nhiệm vụ.
Theo UBND thành phố Cần Thơ, thời gian qua thành phố đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về việc thực hiện nghiêm quy chế làm việc của UBND thành phố; tăng cường kỷ luật kỷ cương hành chính; tiết kiệm, chống lãng phí…
Tuy nhiên, qua báo cáo thống kê của Văn phòng UBND thành phố và qua theo dõi tại các cuộc họp cho thấy vẫn còn tình trạng số lượng cuộc họp nhiều trong một năm, chất lượng họp không đảm bảo, thành phần dự họp không liên quan trực tiếp đến nội dung… Điều đó dẫn đến sự lãng phí về thời gian, nhân lực và vật chất, ảnh hưởng đến công việc chuyên môn của thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
