Bộ Tư pháp ‘vạch’ vi phạm nghiêm trọng tại một Văn phòng công chứng

Nhiều vi phạm, thiếu sót

Thanh tra Bộ Tư pháp vừa ban hành kết luận về thanh tra đột xuất việc chấp hành quy định pháp luật về công chứng, chứng thực đối với Văn phòng công chứng Dương Thái Hoàng, địa chỉ tại số 124 tỉnh lộ 8, khu phố 2, thị trấn Củ Chi, huyện Củ Chi, TP HCM. Thời kỳ thanh tra từ 1/1/2022 – 1/6/2023.

Tại thời điểm thanh tra, văn phòng có 2 công chứng viên, trong đó ông Dương Thái Hoàng (SN 1957, là Trưởng Văn phòng) và 46 nhân viên, chuyên viên nghiệp vụ.

Kết quả hoạt động của văn phòng từ ngày 1/1/2022 - 31/12/2022, có tổng số hợp đồng giao dịch được công chứng là 36.645; số bản sao được chứng thực từ bản chính 276.222; số bản dịch được công chứng 630; hồ sơ chứng thực chữ ký trong các loại giấy tờ, văn bản là 51.428. Tổng số phí công chứng giai đoạn này của văn phòng hơn 15,4 tỷ đồng; nộp vào ngân sách nhà nước trên 1,8 tỷ đồng.

Từ ngày 1/1/2023 - 15/6/2023, số hợp đồng giao dịch được công chứng 11.065; bản sao được chứng thực từ bản chính 28.527; tổng số bản dịch được công chứng 186; hồ sơ chứng thực chữ ký trong các loại giấy tờ, văn bản 6.530. Tổng số phí công chứng hơn 3,4 tỷ đồng; nộp ngân sách hơn 429 triệu đồng.

Về kết quả thanh tra, ngoài ưu điểm hoạt động đúng trụ sở đăng ký; niêm yết chế độ làm việc; thực hiện công chứng bản dịch; chứng thực chữ ký đúng quy định… thì Văn phòng công chứng Dương Thái Hoàng có nhiều vi phạm.

Cụ thể, đơn vị này không thực hiện báo cáo thống kê năm 2022; gửi Sở Tư pháp chưa chính xác về số liệu; lập sổ công chứng bản dịch năm và sổ công chứng hợp đồng, giao dịch năm 2022, 2023 không đúng mẫu quy định.

Về công chứng hợp đồng, giao dịch có nhiều hồ sơ không ghi mã số doanh nghiệp, giấy tờ tuỳ thân người đại diện của tổ chức; các hợp đồng ủy quyền; hợp đồng thuê; biên bản niêm yết… không thống nhất về số tiền bằng số và chữ, không đầy đủ nội dung, chưa đúng trình tự.

Ảnh minh họa.

Có vi phạm nghiêm trọng nhưng thiếu chế tài xử lý

Đáng chú ý, cơ quan thanh tra chỉ ra vi phạm với 4 hợp đồng (3 hợp đồng mua bán ô tô, xe máy; 1 hợp đồng sang nhượng quyền sử dụng đất). Các hợp đồng này được gửi kèm và cơ quan thanh tra tự thu thập được trong quá trình thanh tra.

Kết quả xác minh cho thấy, ở 4 hợp đồng này đều có vi phạm ở mức độ phải xử lý hành chính, trong đó, một hành vi bị đánh giá “nghiêm trọng” nhưng chưa có chế tài xử lý.

Theo đó, đối với 3 hợp đồng mua bán ô tô, xe máy, Thanh tra Bộ Tư pháp kết luận việc văn phòng công chứng không lưu trữ, không thu phí chỉ là hành vi vi phạm hành chính. Tuy nhiên việc không vào sổ công chứng với 3 hợp đồng mua bán này lại là hành vi "vi phạm nghiêm trọng".

Thanh tra Bộ giải thích, Nghị định số 82/2020/NĐ-CP chỉ quy định phạt tiền đối với hành vi không lưu trữ hồ sơ công chứng, chưa có quy định chế tài đối với hành vi không vào sổ công chứng hợp đồng giao dịch đối với văn bản đã công chứng là bất cập của quy định pháp luật. Hiện nay, dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 82/2020/NĐ-CP đã bổ sung hành vi này. Ngoài hình thức phạt tiền, dự thảo còn quy định hình thức xử phạt bổ sung là đình chỉ hoạt động có thời hạn đối với tổ chức hành nghề công chứng để tương xứng với tính chất, mức độ của hành vi vi phạm.

Đối với hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, cơ quan thanh tra xác định các bên đã ký tại Văn phòng công chứng Dương Thái Hoàng nhưng không thực hiện và có báo lại cho văn phòng. Do đó, Thanh tra Bộ không xem xét, xử lý.

Những vi phạm của Văn phòng công chứng Dương Thái Hoàng đã bị Thanh tra Bộ ban hành quyết định xử phạt hành chính tổng số tiền 145 triệu đồng. Đồng thời, kiến nghị Sở Tư pháp TPHCM chấn chỉnh sai phạm, tăng cường thanh, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ cho văn phòng.

Bên cạnh đó, đoàn Thanh tra cũng kiến nghị Cục Bổ trợ tư pháp phối hợp với Cục Quản lý xử lý vi phạm hành chính và theo dõi thi hành pháp luật trong quá trình xây dựng dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 82/2020/NĐ-CP để bổ sung hành vi "Không vào sổ công chứng đối với văn bản công chứng đã được công chứng". Ngoài hình thức xử phạt tiền, cần quy định hình thức xử phạt bổ sung là đình chỉ hoạt động có thời hạn đối với tổ chức hành nghề công chứng cho tương xứng với tính chất, mức độ của vi phạm