Công cụ bạn cần đầu tiên chắc chắn phải là chương trình MS Power Point, ngoài ra còn một số công cụ thay thế khác nhưng các tính năng không phong phú và mạnh mẽ như MS Power Point của Microsoft được.
Trong mẫu bài viết này, chúng ta dùng MS Power Point 2003 vì nó được nhiều người dùng hơn. Tiếp theo, bạn cần thêm các hình ảnh hoặc file video minh họa cho các nội dung trình bày của mình.
2- Định hình bố cục slide nội dung:
Có nhiều dạng slide khác nhau với các bố cục kích thước những khung nội dung khác nhau để bạn có thể trình bày theo ý thích của mình. Trước tiên, bạn hãy mở Power Point lên, nhấn giữ cùng lúc 2 phím Ctrl và F1 ngay lập tức một khung chữ nhật sẽ hiện ra phía bên tay phải.
Trong khung này, phía trên cùng, bạn nhấn chuột lên nút
 |
rồi chọn mục Slide Layout. Khi đó, một loạt các kiểu slide khác nhau hiện ra để bạn có thể tùy chọn cho mình một cái theo từng mục đích sử dụng. Các slide có biểu tượng đồ thị chuyên dùng để chứa đồ thị, slide có biểu tượng media
 |
dùng để chứa các đoạn video, âm thanh, slide có biểu tượng bảng biểu thì để chứa các bảng số liệu,…Tuy nhiên, người ta thường chọn loại slide “Title and Text” vì nó có không gian lớn nhất cho việc hiển thị nội dung. Bạn hãy đưa chuột lên phần slide giống như hình bên dưới rồi nhấn chọn nó.
 |  |
Khi slide hiện ra, phía khung nhỏ ở trên – bạn điền tựa đề của slide, phần khung to bên dưới – bạn điền nội dung mà mình muốn trình bày vào. Nếu các bạn có dịp xem qua các slide thuyết trình mẫu của những diễn giả hàng đầu trên thế giới, thì bạn thấy họ cùng chung một đặc điểm là các slide đó rất ít chữ, và nó chủ yếu chứa hình, video minh họa mà thôi.
Đơn giản là vì, các slide chỉ có mục đích hỗ trợ cho bạn trình bày tư tưởng cho mọi người nghe, vì thế, khi bạn làm các slide mà đưa vào đó nhiều chữ, thì thính giả bên dưới sẽ chăm chú lo đọc những gì bạn viết trên slide và không nghe bạn nói gì nữa.
Do tất cả những gì bạn nói – đều nằm trên slide, và khi bạn trình bày, sẽ không còn gì mới để họ nghe nữa. Trong một vài trường hợp tệ hơn, nhiều khi bạn đang trình bày, thì thính giả sẽ yêu cầu bạn cho xin file của slide bạn đang trình bày, lúc ấy, nếu thật sự slide của bạn chỉ toàn chữ với chữ thì bạn nên hiểu ngay, họ muốn nhắc khéo là, những gì bạn nói – đều có trong slide cả và bạn…không cần trình bày thêm làm gì nữa, chỉ cần cho họ các slide ấy để họ về đọc là xong. Vì vậy, bạn hãy nhớ lấy nguyên tắc đầu tiên, ấy là hạn chế viết chữ trong slide.
 |
3- Chỉnh kích thước slide:
Đôi khi, bạn gặp phải trường hợp, các slide của bạn có kích thước quá to hoặc quá nhỏ khiến cho việc thao tác trên slide đó trở nên khó khăn hơn. Nếu kích thước slide quá nhỏ thì bạn phải căng mắt ra để nhìn các chữ, còn slide quá lớn thì lại không thể nhìn thấy toàn bộ bố cục trong slide.
Cho nên, vào những lúc ấy, bạn hãy bấm chọn slide rồi nhấn cùng lúc hai phím Ctrl + A sau đó vào View > Zoom, rồi chọn mục Fit. Nhấn OK để xác nhận, và bây giờ, slide sẽ được đưa về kích thước giúp bạn dễ thao tác hơn.
 |  |
4- Bổ sung hình minh họa:
Khi bạn làm Power Point thì chắc chắn bạn phải đưa hình vào trong đó, trước nhất là để minh họa các ý tưởng, thứ nữa là làm cho các slide trông bắt mắt hơn.
Muốn đưa hình vào các slide, bạn chỉ đơn giản tìm đến tấm hình đó, nhấn chuột vào nó rồi nhấn Ctr + C, sau đó, quay lại slide mà bạn muốn đặt hình trong đó và bấm Ctrl + V. Ngay lập tức tấm hình sẽ được đưa vào.
Để điều chỉnh kích thước hình, bạn chỉ việc đưa chuột lên các chấm trắng tròn quanh hình, nhấn chuột lên nó rồi kéo đi để làm thay đổi kích thước hình sao cho phù hợp. Nếu muốn phục hồi lại kích thước của tấm hình, bạn chỉ việc nhấn chuột kép lên tấm hình, trong cửa sổ mở ra, thẻ Size, bạn nhấn chọn nút Reset > OK là được.
 |
|
|
5- Bổ sung “cây liên hệ”:
Khi cần trình bày về các hệ thống cơ quan trong một công ty, các thành viên trong một gia đình, hay đơn giản là các thủ tục khi giải quyết một vấn đề, hoặc các yêu cầu cho một mục tiêu,…thay vì bạn làm công việc liệt kê thì bạn nên sử dụng “cây liên hệ” để cho việc trình bày được trong sáng và rõ ràng.
Muốn thế, bạn hãy tạo ra một slide mới, sau đó vào Insert > Diagram. Trong này hiện ra một nhóm các loại “cây liên hệ” để bạn chọn lựa. Bạn hãy chọn cho mình một kiểu thích hợp rồi nhấn OK. Sau đó, trong các ô “click to add text” – bạn chỉ việc nhấn chuột lên đọ rồi điền các ghi chú vào.
 |  |
Để tạo dựng các “cây liên hệ” theo dạng cành nhánh, bạn hãy vào Insert > Picture > Organization Chart. Bây giờ, bạn có một “cây liên hệ” với 1 “gốc cha” và 3 “nhánh con”.
Muốn thêm các nhánh khác, bạn bấm chọn lên nhánh muốn thêm nhánh liên quan, rồi trong thanh công cụ Organization Chart ở bên cạnh, bạn vào Insert Shape, sau đó đánh chọn mục Subordinate để thêm nhánh “cháu”, Coworker để thêm nhánh “con”, và Assistant để thêm nhánh “mẹ”…Tùy theo bố cục trình bày, bạn có thể chọn bao nhiêu nhánh cũng được.
Để thay đổi cách hiển thị các nhánh, bạn bấm chọn nhánh “cha” rồi vào Layout và chọn Both Hanging để hiển thị theo dạng canh đều, Left Hanging để hiển thị theo hướng từ phải qua, Right Hanging hiển thị theo hướng từ trái qua, Standard để quay về cách hiển thị mặc định ban đầu, còn AutoLayout để chuyển cách hiển thị đang dùng thành cách hiển thị mặc định cho các “cây liên hệ” khác.
6- Sử dụng âm thanh, video hiệu quả:
Việc đưa âm thanh hay video vào trong Power Point nói chung cũng tương đối đơn giản nếu các định dạng file được Power Point hỗ trợ. Còn ngược lại, bạn phải mất công cài đặt thêm các công cụ hỗ trợ khác cho Power Point như hỗ trợ chạy flash…và bây giờ - Power Point của bạn sẽ cồng kềnh thêm và trong trường hợp hội thảo khoa học, bạn phải dùng máy của người khác để chiếu Power Point của mình mà máy đó không cài đặt các chương trình hỗ trợ kia thì bạn sẽ không thể thựuc hiện được.
Cho nên, bạn hãy chuyển các file âm thanh, video về chuẩn hỗ trợ có thể chạy trong Power Point là tốt nhất. Công cụ giúp bạn chuyển đổi về dạng chuẩn có thể sử dụng là chương trình FLV to AVI MPEG WMV 3GP MP4 iPod Converter, tải tại đây.
Sau khi tải về và cài đặt, bạn hãy mở chương trình lên, mục Output Folder bạn nhấn nút Change rồi chọn thư mục Desktop > OK. Tiếp theo, bạn kéo thả file âm thanh – video vào trong cửa sổ làm việc của chương trình, rồi trong mục Profiles, bạn tìm đến định dạng WMV - Window Media Video (*.wmv) cho các file video, còn chọn MP3 - MPEG Layer-3 Audio (*.mp3) cho các file âm thanh. Sau đó, bạn nhấn nút Convert để chuyển đổi định dạng cho các file.
 |
|
|
Với file video, bạn nên dùng thủ thuật đưa nguyên chương trình Windows Media Player vào trong Power Point để có thể tùy chỉnh chiếu chọn lọc, chiếu nhanh, chiếu chậm, tạm dừng hoặc chọn đúng đoạn cần chiếu một cách nhanh chóng (nếu chiếu bằng flash hay flv,…thì bạn chỉ có thể mở video lên rồi chờ cho chiếu hết chứ không can thiệp giữa chừng được).
Muốn thế, bạn vào Insert > Object, trong cửa sổ hiện ra, khung Object type - bạn tìm mục Windows Media Player rồi nhấn chuột lên nó và bấm OK. Ngay lập tức, bạn sẽ đưa được chương trình chiếu phim vào ngay trong Power Point. Bạn nhấn chuột phải lên cửa sổ chương trình Media này rồi chọn Properties, bấm chọn mục Custom rồi nhấn nút
 |
> Browse và tìm đến file video kia, bấm Open > OK >
 |
để đưa nó vào trong Power Point của bạn.
Với file âm thanh, bạn cũng làm tương tự như trên. Một trục trặc mà hầu hết mọi người đều gặp khi phải chuyển file Power Point có lồng âm thanh, video sang sử dụng ở máy khác là nó…không chạy được các nội dung âm thanh, video này mặc dù định dạng của chúng đã đúng chuẩn Power Point.
Nguyên nhân, là do do khi đem file Power Point sang máy khác, bạn quên đem theo các file âm thanh – video. Do đó, để tránh các trục trặc này, mỗi khi bạn thiết kế một file Power Point và phải đem sang máy khác, trước tiên, bạn nhấn chuột phải lên desktop rồi chọn New > Folder để tạo một thư mục.
Bây giờ, bạn đưa các file âm thanh, video vào trong thư mục này và lập lại các bước như trên, trong đó đến phần “…nhấn nút Browse và tìm đến file video…” thì bạn sẽ tìm địa đến file video, âm thanh mà bạn đã đặt sẵn trong thư mục trên Desktop. Sau đó, bạn chỉ việc copy toàn bộ thư mục đó cùng với file Power Point là sẽ không bị các rắc rối như trên nữa.
 |
Để làm âm thanh nền cho Power Point, trong slide đầu tiên, bạn hãy vào Insert > Movies and Sounds > Sound from File... rồi tìm đến file âm thanh muốn dùng làm hình nền.
Trong Pop-up hiện ra, bạn nhấn chọn Automatically để tự động mở âm thanh nền khi trình chiếu slide. Tiếp theo, bạn nhấn chuột phải lên biểu tượng cái loa rồi chọn Custom Animations.
Trong khung bên phải, bạn nhấn chuột lên nút bên cạnh file nhạc rồi chọn Effect Options, mở thẻ Effect, mục After, bạn hãy điền số slide mà file Power Point của bạn có (nó nằm ở góc dưới, bên trái của chương trình Power Point) rồi nhấn OK để xác nhận chọn lựa. Bây giờ, bạn đã có một âm thanh nền thật hay cho Power Point của mình rồi đó.
7- Tạo dựng “thương hiệu” cho slide:
Ở một số khoa trong trường đại học có quy định các giáo án điện tử dùng để giảng dạy phải theo chuẩn slide của khoa. Một số giảng viên hay diễn giả cũng tự mình thiết kế những chuẩn slide rất ấn tượng mang dấu ấn cá nhân của mình…
Và nếu bạn có điều kiện đi thuyết giảng nhiều, hoặc muốn tạo phong cách cho công ty mình, hay đơn giản là bạn muốn tạo một hình tượng lên các slide của mình – thì tốt nhất, bạn nên tự mình thiết kế ra một chuẩn slide để dùng cho các trường hợp về sau.
Muốn vậy, bạn hãy làm như sau, bạn mở một Power Point mới rồi vào View > Master > Slide Master. Ngay lập tức, cửa sổ thiết kế hình nền slide sẽ hiện ra. Bước đầu tiên là bạn thực hiện việc điền các thông tin liên quan đến cá nhân, công ty, tên slide,…
 |
Theo đó, ở phần không gian trên cùng, bạn hãy dành cho các chi tiết về cơ quan, công ty của bạn. Muốn thế, bạn nhấn chuột lên slide đầu tiên, rồi bấm Ctrl + A và nhấn Delete để xóa hết các khung cho sẵn đi rồi bắt đầu thiết kế các khung khác theo nhu cầu của mình.
Bạn vào Insert > Text Box rồi vẽ một khung trong slide rồi kéo thả các nút trắng tròn để tạo khung đúng kích thước bạn muốn. Sau đó, trong khung này, bạn hãy điền tên cơ quan, công ty, khoa vào. Ở phía bên trái hoặc ngay phía trên tên công ty, bạn nên đưa logo để nó có vẻ “chính thống” hơn.
Để tạo viền cho các khung, bạn nhấn chuột kép lên đường “ren” bao quanh chữ, trong cửa sổ hiện ra, thẻ Colors and Lines, mục Line, các dòng Style, Weight, Color, Dashed – bạn chọn các thông số dạng kẻ khung, màu và kích thước đường kẻ. Còn mục Fill, dòng Color bạn chọn màu nền cho khung chữ.
Tiếp theo, bạn cần thêm các thông tin về cá nhân của mình, bằng cách vào Insert > Text Box rồi kẻ một khung ở góc dưới phía bên phải, sau đó điền tên, địa chỉ, email của mình vào trong đó. Bạn cũng làm tương tự để tạo đường viền cho phần thông tin của riêng mình.
Tiếp theo, bạn cần bổ sung thêm các hoạt tiết để cho slide chuẩn của bạn trông đẹp và hấp dẫn hơn. Muốn thế, ở góc bên trái phía dưới, bạn nhấn chuột lên nút Line rồi kẻ một đường theo hướng bạn muốn.
Nhấn chuột phải lên đường này, chọn Edit Points rồi bấm chuột phải lên khoảng giữa của đường ấy và chọn Add Point. Bấm chọn phải tiếp tục rồi chọn Curved Segment. Sau đó bạn lại nhấn chuột phải lên đường kẻ ấy và chọn các thông số giá trị màu sắc, kiểu , kích thước cho đường kẻ.
Còn trong mục Fill, dòng Color thì bạn có thể tùy chọn đổ bóng xuyên qua đường kẻ (Bạn xem lại bài “Tự làm tờ rơi tại nhà ” đăng trên Tiền Phong cuối tháng những số trước đây để tìm hiểu kỹ hơn về cách tạo các hiệu ứng đặc sắc cho các dạng đường kẻ này). Bạn hãy ngồi tỉ mỉ thiết kế để cho ra một khung bố sục slide đẹp nhất mà mình thích.
Sau khi đã thiết kế xong các bố cục chuẩn cho slide, bạn hãy lưu lại để sau này có thể dùng tiếp. Bây giờ, mỗi khi có việc phải thiết kế slide, bạn hãy copy một bản của file chuẩn này, rồi vào View > Master > Slide Master, sau đó nhấn nút Close Master View rồi thiết kế nội dung của slide như bình thường. Bạn sẽ thấy các file Power Point của mình “không đụng hàng” và có vẻ “pro” hơn rất nhiều so với slide của những người khác.
Phần II: Kĩ thuật lồng các hiệu ứng trình bày ấn tượng và trình bài slide “đa cấp”
