Kinh nghiệm vàng trong lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội

1.   Căn cứ theo không gian tổ chức sự kiện

1.1. Đối với tổ chức sự kiện ngoài trời 

Những địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời bao gồm có có sân vận động, công viên, nhà hát lộ thiên, quảng trường khuôn viên trong trường học hoặc cơ quan, khu vực biểu diễn công cộng không gian ngoài trời của các khách sạn hoặc nhà hàng nếu có,.…

Ưu điểm của loại hình không gian ngoài trời:

• Không bị bó hẹp hai giới hạn trong một phạm vi cụ thể nào đó.
• Có thể xử lý linh hoạt khi có sự thay đổi quy mô sự kiện có những lúc số lượng khách mời không đúng với kế hoạch dự kiến ban đầu.
•  
• Với các không gian tổ chức sự kiện ngoài trời chúng ta sẽ có nhiều các ý tưởng tổ chức độc đáo hơn, chúng ta sẽ thỏa sức sáng tạo với các hoạt động đa dạng hơn.
•  

Nhược điểm:

• Các địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội ở không gian ngoài trời sẽ chỉ phù hợp với một số loại hình sự kiện nhất định chẳng hạn như: ngày hội gia đình, sự kiện team building.
•  
• Nhược điểm lớn nhất của loại hình này là chịu ảnh hưởng rất lớn từ thời tiết và môi trường vậy nên khi quyết định chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời chúng ta nên theo dõi tình hình thời tiết để có những phương án dự phòng.
•  
• Các thiết bị sử dụng trong sự kiện như ánh sáng, nguồn điện, âm thanh phải hiện đại hơn chất lượng hơn so với các trang bị thiết sử dụng bên trong hội trường.
•  
• Sẽ tốn nhiều nhân lực thời gian hơn cho công tác chuẩn bị setup.
•  
• Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện với không gian ngoài trời chúng ta sẽ phải là các thủ tục xin phép.
•  

1.2. Địa điểm tổ chức sự kiện trong phòng

Ưu điểm của loại hình:

• Không có nhiều biến đổi trong quá trình tiến hành tổ chức sự kiện hay quá trình setup.
• Chúng ta có thể tận dụng tối đa những cơ sở vật chất kỹ thuật có sẵn tại chính địa điểm cho thuê. Chẳng hạn như hệ thống ánh sáng, nguồn điện, nhân sự phục vụ…
•  
• Các vấn đề về an ninh an toàn hay vệ sinh sao với khi các sự kiện tổ chức ở ngoài trời sẽ được đảm bảo hơn.

Về nhược điểm:

• Địa điểm tổ chức sự kiện trong phòng sẽ bị bó hẹp về mặt không gian, sức chứa cho nên với những sự kiện tổ chức có lượng khách mời lớn sẽ khó khăn trong vấn đề tìm địa điểm tổ chức.
• Các sự kiện tổ chức ở trong phòng sẽ không có nhiều hoạt động đa dạng.
•  

1.3.Địa điểm tổ chức sự kiện hỗn hợp

Những địa điểm tổ chức sự kiện này các hoạt động sẽ được diễn ra ở cả ngoài trời lẫn trong nhà. Loại hình này sẽ có sự kết hợp hoàn hảo của ưu điểm của hai loại hình trong và ngoài không gian. Tuy nhiên để tìm được một cái địa điểm như vậy tại các thành phố lớn như Hà Nội hay thành phố Hồ Chí Minh đều không dễ dàng.

Đối với các sự kiện có quy mô lớn Có vai trò quan trọng thì cứ loại hình địa điểm em tổ chức sự kiện hỗn hợp này là vô cùng lý tưởng.

2. Căn cứ vào cơ sở vật chất của địa điểm

Khi tiến hành lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội chúng ta cần khảo sát các trang thiết bị bị cần thiết như:

• Bàn ghế sân khấu 
•  
• Thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu 
•  
• Các dụng cụ trang trí bàn cơ bản như hoa để bàn,thảm trải
•  
• Nguồn điện có đáp ứng được công suất lớn cho buổi lễ và đã có dự trù máy phát điện dự phòng hay không,.…
•  
• Địa điểm có dịch vụ internet wi-fi hay không?
•  

3. Giá cả thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Trước tiên, bạn nên đặt ra câu hỏi tổ chức sự kiện ở đâu giá rẻ? Trước khi quyết định thuê địa điểm tổ chức sự kiện chúng ta nên tìm hiểu giá trung bình của các địa điểm, sau đó sẽ quyết định địa điểm nào phù hợp với sự kiện và giá cả hợp với túi tiền. Chúng ta cần quan tâm tới tất cả các chi phí đi kèm như:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức trong thời gian theo giờ hoặc theo ngày và nếu tính theo giờ thì có tính phí chuẩn bị sự kiện hay không?
  
•  
• Phí hoa hồng 
•  
• Phí dịch vụ đi kèm như gửi xe nhân viên phục vụ 
•  
• Phí quản lý, thuế VAT
•  

4. Yếu tố về không gian 

Vị trí địa lý:

Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội chúng ta cần ý lưu ý về vị trí địa lý ý bởi địa điểm tổ chức vừa là bộ mặt của sự kiện cũng vừa là bộ mặt của doanh nghiệp. Cần đáp ứng các yếu tố như sau:

• Địa điểm tổ chức không quá xa so với trung tâm thành phố.
•  
• Thuận tiện cho giao thông, các con đường lớn dễ thấy dễ tìm kiếm.
•  
• Nên gần các trung tâm thương mại thu hút được sự chú ý của nhiều người.
•  
• Có bãi đỗ xe rộng
•  
• Không nên chọn những địa điểm ở trong các hẻm nhỏ.
•  
• Mức độ an toàn cao cần được lưu ý khi tổ chức sự kiện
•  
• Địa điểm tổ chức phải có hệ thống báo cháy, công cụ phòng cháy chữa cháy 
•  
• Khi thuê cần có sự thỏa thuận giữa hai bên về công tác phòng cháy chữa cháy .
•  
• Có lối thoát hiểm khi có sự cố và có các trang thiết bị phòng cháy chữa cháy 
•  

5. Cen X Space - địa điểm tổ chức sự kiện Hà Nội UY TÍN số 1 tại Hà Nội

Trong rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện tại Hà Nội thì đã có hàng nghìn doanh nghiệp, công ty đã và đang lựa chọn Cen X Space là nơi diễn ra các hoạt động sự kiện quan trọng. Bởi Cen X Space mang lại những dịch vụ tiện ích như:

• Cen X Space có thể đáp ứng mọi nhu cầu tổ chức các sự kiện lớn trên mọi lĩnh vực, các lễ ký kết song phương và đa phương.
•  
• Hội trường Galaxy Hall có sức chứa lên đến 500 người
•  
• Đáp ứng đầy đủ hệ thống điều hòa wifi cà phê miễn phí 
•  
• Có hệ thống màn chiếu và máy chiếu cỡ lớn
•  
• Hệ thống ánh sáng và âm thanh đạt tiêu chuẩn quốc tế 
•  
• Trang bị hệ thống bàn và ghế ngồi đẹp sang trọng 
•  
• Có dịch vụ teabreak cao cấp tùy theo nhu cầu dịch vụ của khách hàng
•  

Tọa đàm “Con đường học vấn” cùng Giáo sư Trần Xuân Bách được tổ chức tại Cen X Space

Cen X Space luôn hỗ trợ cho khách hàng tổ chức các sự kiện với những ý tưởng mới lạ và độc đáo nhất, hay nhất để đem đến cho bạn một chương trình thành công viên mãn. Đặc biệt, Cen X Space đảm bảo công tác tổ chức diễn ra nhanh nhất, tiết kiệm thời gian, đồng thời luôn mong muốn mang lại cho tất cả các khách hàng tổ chức sự kiện với chi phí được tối ưu nhất.

Một số hình ảnh khác về địa điểm tổ chức sự kiện tại Cen X Space:

 

 

Talkshow “Tuổi trẻ và những chuyến đi” do Cen X Space là đơn vị tài trợ địa điểm tổ chức

Ngoài dịch vụ tổ chức sự kiện Cen X Space còn có dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ, co-working space tại Hà Nội. Với những giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí vận hành bằng việc cung cấp văn phòng làm việc với các không gian mang hơi thở hiện đại, phóng khoáng, thiết kế đa dạng. Nhận thông tin tư vấn ngay tại hotline 024.2214.1010, website: http://cenxspace.vn/ hoặc gửi yêu cầu tới email: cenxspace@cenland.vn. Cen X Space mong muốn bạn sẽ có điều kiện tốt nhất để tạo ra những giá trị riêng với mức chi phí hợp lý!