Trong công văn, bên cạnh một số đơn vị làm tốt, Chủ tịch UBND thành phố cho biết, một số đơn vị vẫn còn có hạn chế, thiếu sót như biển tên phòng tiếp, trụ sở tiếp, lịch tiếp công dân định kỳ, thường xuyên còn thiếu hoặc chưa đúng quy định; hệ thống bảng, biểu quy định pháp luật về quyền, nghĩa vụ của công dân, trách nhiệm của cán bộ tiếp công dân chưa đầy đủ.
Cùng với đó, chưa xây dựng quy chế phối hợp đảm bảo an ninh trật tự tại Trụ sở tiếp công dân; chưa thực hiện việc tiếp công dân theo quy định; văn bản quy định nội quy về công tác tiếp công dân chưa cập nhật quy định mới và rà soát, điều chỉnh; chưa trang bị đủ máy tính phục vụ sử dụng phần mềm quản lý tiếp công dân, xử lý đơn thư; phòng tiếp, trụ sở tiếp chưa đảm bảo theo yêu cầu; chưa bố trí đủ cán bộ chuyên trách cho Ban tiếp công dân.
Chủ tịch UBND thành phố chỉ đạo tiếp tục quán triệt và tổ chức thực hiện tốt chỉ thị số 07 của Chủ tịch UBND thành phố. Tổ chức kiểm tra thường xuyên, đột xuất việc thực hiện Chỉ thị tại Trụ sở tiếp công dân cấp huyện và tại UBND cấp xã. Chỉ đạo thực hiện đồng bộ, thống nhất tại cấp xã về phòng tiếp, trang thiết bị, hệ thống bảng, biểu, sổ ghi chép... phục vụ công tác tiếp công dân và ngày tiếp công dân định kỳ của Chủ tịch UBND cấp xã.
Cùng với đó, rà soát để sửa đổi, bổ sung, thay thế quy định, quy chế về công tác tiếp công dân từ cấp huyện đến cấp xã đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và quy định của UBND thành phố. Chỉ đạo thực hiện đúng các quy định về tiếp công dân, xử lý đơn trên địa bàn nhằm giải quyết vụ việc ngay khi mới phát sinh, không để khiếu kiện, gửi đơn thư vượt cấp...
Trước đó, như Tiền Phong đã phản ánh, Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội Nguyễn Đức Chung vừa ký văn bản quyết định ban hành nội quy về việc tiếp công dân tại trụ sở tiếp công dân thành phố. Trong nội quy ghi rõ: “Không quay phim, chụp ảnh, ghi âm khi chưa có sự đồng ý của người tiếp công dân”.
Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội Nguyễn Đức Chung cho biết, tất cả các phòng tiếp công dân trên địa bàn thành phố Hà Nội và của Trung ương trên địa bàn đều đã trang bị camera ghi âm và ghi hình. "Do đó, người dân có yêu cầu muốn trích xuất lại toàn bộ, chúng tôi sẽ trích xuất đầy đủ bàn giao và có biên bản cẩn thận", ông Chung nói.
Theo ông Chung, trong trường hợp người dân có nhu cầu ghi âm, ghi hình thì trao đổi với cán bộ tiếp công dân. “Sau khi ghi âm, ghi hình xong thì hai bên cùng kiểm tra lại nội dung và xác nhận bằng biên bản với nhau để làm tài liệu sử dụng trên cơ sở công khai minh bạch”, ông Chung nói thêm.
Lý giải tại sao có quy định này, người đứng đầu chính quyền thành phố Hà Nội cho hay, nhằm “chống tình trạng một số người đi theo người nhà đến trụ sở tiếp dân nhưng lại dùng các thiết bị bí mật ghi âm, ghi hình rồi về cắt xén nội dung buổi tiếp, sau đó đưa lên mạng phục vụ những mục đích khác”.