Trước lễ đón 30 phút, lãnh đạo các bộ, ngành, địa phương, các thành viên chính thức của Đoàn cấp cao Việt Nam cùng người đứng đầu các bộ, ngành thuộc Nội các Nhật Bản đã có mặt tại vị trí chờ. Hàng trăm phóng viên của nhiều hãng thông tấn lớn của quốc tế và Nhật Bản cũng đã có mặt trước đó nhiều giờ để ghi lại những hình ảnh của Lễ đón.
Đội danh dự Chính phủ Nhật Bản với dàn tiêu binh và ban quân nhạc trong quân phục chỉnh tề, nghiêm trang phục vụ Lễ đón.
Điểm đặc biệt trong nghi thức đón tiếp mà Chính phủ Nhật Bản dành cho Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc và Đoàn cấp cao Việt Nam lần này là ngoài sự có mặt của thành phần Nội các, Lễ đón Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc còn có sự tham gia chào mừng của đông đảo cán bộ, nhân viên Đại sứ quán Việt Nam và đại diện cộng đồng người Việt đang sinh sống, làm việc tại Tokyo.
Trong những bộ trang phục đẹp nhất, cùng với hàng trăm lá cờ mang biểu tượng quốc kỳ và tình hữu nghị hai nước, sự có mặt của cộng đồng người Việt Nam tại Lễ đón chính thức, một lần nữa cho thấy sự phát triển tốt đẹp của tình hữu nghị truyền thống, quan hệ đối tác chiến lược sâu rộng của Chính phủ và nhân dân hai nước Việt Nam-Nhật Bản.
Ngay khi đoàn xe riêng chở Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc vào vị trí chính diện Đại sảnh, Thủ tướng Nhật Bản Shinzo Abe trực tiếp tới chào và bắt tay Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc.
Tiếp đó, Thủ tướng Shinzo Abe trân trọng mời Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc tiến tới khu vực lễ đài.
Lễ đón chính thức bắt đầu với nghi thức Quân nhạc cử Quốc thiều hai nước Việt Nam-Nhật Bản. Sau khi Đội trưởng Đội Danh dự báo cáo, hai Người đồng cấp cùng duyệt đội danh dự, nghiêng mình chào Quốc kỳ Việt Nam-Nhật Bản và cùng tiến đến chào đại diện cộng đồng người Việt Nam tại vị trí quy định.
Sau khi lần lượt bắt tay và giới thiệu thành phần đoàn viên chính thức, hai Thủ tướng tiến về phòng hội đàm.
Lễ đón chính thức Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc kết thúc, hai người đứng đầu chính phủ bắt đầu tiến hành hội đàm.