Tuy các phòng đều kê thêm vài giường, lối đi chật chội, nhưng có nước nóng, có bếp để nấu ăn nếu có thời gian và có mạng internet để liên lạc và đọc khi không quá nhiều người vào cùng một lúc (tiếc thay những lúc mọi người cần mạng thì nó gần như lúc nào cũng quá tải).
Đó là một điều kiện có thể nói là thần tiên nếu chứng kiến cảnh rất nhiều đoàn đại biểu ở trong những khu lớn như trại lính được bố trí tạm hàng trăm giường tầng, nhiều người dùng, màn chụp, túi ngủ.
Tuy gian khổ nhưng các đại biểu đều rất vui được gặp hàng nghìn bạn bè cùng chí hướng từ khắp nơi trên thế giới đổ về.
Một điều cần nhấn mạnh là công tác hậu cần của Đoàn Việt Nam rất tốt.
Bộ phận tiền trạm đã thông báo về khá đầy đủ thông tin về khí hậu, thời tiết, đặc điểm thực phẩm, ẩm thực tại chỗ… nên các đại biểu đều mang đầy đủ các vật dụng cần thiết và đồ ăn bổ sung (BTC Festival phát đồ ăn miễn phí cho đại biểu nhưng nhiều người không hợp khẩu vị).
Đặc biệt, mỗi đại biểu trong đoàn được trang bị một áo mưa trước thông tin Quito mùa này hay mưa nên trong lễ khai mạc, khi mưa trút xuống ào ạt, chỉ duy nhất các đại biểu Việt Nam có áo mưa để mặc và còn “viện trợ’ được cho một số bạn quốc tế khác.