Google cung cấp cho bạn miễn phí 15 GB khi đăng ký sử dụng Google Drive, dịch vụ lưu trữ đám mây của hãng. So với các đối thủ, đây là mức bộ nhớ miễn phí rất ổn (Dropbox chỉ có 2 GB, còn Box chỉ miễn phí 10 GB). Tuy nhiên, bạn cần nhớ rằng 15 GB ở đây không chỉ tính dữ liệu bạn lưu trên Drive, mà còn bao gồm cả tài khoản Gmail của bạn (mail và các tập tin đính kèm), cùng ảnh lưu trên Google Photos.
Nếu bạn thường xuyên sử dụng Gmail và nhận các file đính kèm dung lượng lớn, 15 GB lưu trữ của Google Drive sẽ rất nhanh chóng bị trừ hết. Tương tự, nếu bạn lưu nhiều ảnh ở độ phân giải gốc trong Google Photos, ngày bạn phải bỏ thêm tiền mua dung lượng Google Drive cũng không còn xa. Dưới đây là cách giúp bạn dọn dẹp các file đính kèm, ảnh không còn cần tới để tăng dung lượng lưu trữ Google Drive cho mình.
Xác định nguyên nhân
Để xác định xem dữ liệu này ngốn nhiều bộ nhớ lưu trữ trên Google Drive, bạn vào trang Drive storage của Google tại đây. Trong trang này bạn sẽ thấy một bảng thông báo cho biết mình đã dùng hết bao nhiêu dung lượng và còn lại bao nhiêu GB trống. Bạn nhấn vào View details để xem chi tiết dung lượng mình sử dụng. Ở phần chi tiết này cũng có thông báo các GB bạn được Google thưởng thêm do tham gia 1 hoạt động nào đó của hãng.
Như chúng ta có thể thấy, phần lớn bộ nhớ Google Drive ở đây bị chiếm dụng bởi ảnh lưu trong Google Photos. Bạn cũng có thể nâng cấp ngay lên các gói dung lượng Drive nếu cảm thấy cần thiết. Google đưa ra gói tối thiểu 45.000 VNĐ/tháng với 100 GB lưu trữ (450.000 VNĐ/năm).
Tìm hiểu các dữ liệu làm ngốn bộ nhớ
Không phải mọi thứ trong Google Drive đều làm ngốn bộ nhớ miễn phí, bởi vậy bạn đừng vội vàng xoá các file dữ liệu một cách bừa bãi. Cụ thể, các file bạn tạo bằng Google Docs, Sheets, hay Google Slides sẽ không bị tính (file Google Doc, Sheet, hay Slide bạn được chia sẻ cũng vậy). Gần như mọi dữ liệu trong Gmail, các bức ảnh, video lưu ở độ phân giải gốc trong Google Photos, cũng là loại dữ liệu sẽ trừ vào phần 15 GB của Google Drive.
Dọn dẹp Drive
Bạn mở trang Google Drive và nhìn vào phần My Drive.
Nếu nhìn thấy một loạt ảnh thumbnail dạng lưới, bạn click vào nút List view ở góc phải phía trên màn hình để xem file dưới dạng danh sách.
Giờ đây bạn sẽ thấy các file Google Drive được liệt kê và phân loại theo tên. Google từng cho bạn phân loại file Drive theo kích cỡ tập tin, tuy nhiên nếu click vào cột thứ 3, bạn chỉ có các tùy chọn phân loại theo lần cuối cùng được chỉnh sửa (Last modified), theo lần cuối cùng file được bạn chỉnh sửa (Last modified by me) và lần cuối cùng được bạn mở (Last opened by me).
Mẹo dưới đây sẽ giúp bạn phân loại file theo kích cỡ tập tin: Ở phía dưới góc trái màn hình, bạn sẽ thấy tổng bộ nhớ lưu trữ bạn đang dùng. Bạn rê con trỏ chuột vào đây và click vào mục Drive.
Dữ liệu trong Drive sẽ được sắp xếp theo "Quota used" hay kích thước tập tin, và bạn có thể xoá các file nặng không còn cần tới để tiết kiệm bộ nhớ.
Nếu có các file PDF và không muốn xoá, bạn có thể lưu chúng sang Google Docs (hoặc Sheets, Slides) để tiết kiệm. Để làm điều này, bạn click chuột phải vào file PDF, chọn Open with và chọn Google Docs từ menu xổ xuống. Một file Google Doc mới với tên trùng với tên file PDF sẽ được tạo ra giúp bạn xoá file PDF cũ.
Sau khi xoá file khỏi Drive, bạn cũng sẽ cần làm sạch thư mục Bin (thùng rác). Click vào Bin và chọn các file bạn muốn xoá vĩnh viễn, click chuột phải và click tiếp Delete Forever (bạn cũng có thể click nút Delete Foreverphía trên màn hình). Lưu ý rằng, nếu không được xoá vĩnh viễn, file vẫn sẽ chiếm dụng bộ nhớ Drive của bạn.
Xoá hoặc nén ảnh trong Google Photos
Google Photos là ứng dụng sao lưu ảnh tuyệt vời. Bạn được lưu ảnh, video miễn phí không giới hạn trong trường hợp chúng được nén. Tuy nhiên, nếu bạn muốn giữ nguyên độ phân giải gốc của ảnh khi lưu trên Google Photos, phần bộ nhớ 15 GB sẽ hết rất nhanh - nếu số lượng ảnh bạn lưu trữ là rất lớn.
Để xoá các ảnh cũ không còn cần tới, bạn vào trang Google Photos, click vào menu 3 gạch ngang nằm ở trên cùng góc trái rồi vào Settings.
Tiếp theo bạn chọn Recover Storage rồi click vào Compress để nén ảnh và video từ độ phân giải gốc xuống mức chất lượng cao (high quality). Như vậy, hàng GB lưu trữ Google Drive sẽ được giải phóng để bạn lưu trữ dữ liệu mới.
Ở giao diện xem ảnh của Google Photos (giao diện trước khi vào Settings), bạn cũng có thể chọn xoá ảnh thủ công để tiết kiệm. Để xoá ảnh, bạn rê con trỏ chuột vào ảnh cần xoá cho tới khi một hộp tích chọn hiện ra ở bên trên góc trái ảnh. Sau khi tích chọn vào ô này bạn nhấn vào biểu tượng Delete ở phía trên góc phải màn hình. Bạn có thể chọn nhiều ảnh trước khi nhấn biểu tượng Delete để xoá đồng loạt.
"Thanh lọc" Gmail
Nếu bạn dùng Gmail thường xuyên cho công việc, hẳn bạn sẽ nhận được rất nhiều file đính kèm. Với file đính kèm dung lượng lớn, phần lưu trữ miễn phí của Google Drive cũng sẽ bị chúng nhanh chóng chiếm hết. Bởi vậy, xoá các mail cũ, xoá file đính kèm không cần tới, mail quảng cáo... sẽ là những việc bạn "phải làm".
Bạn có thể sử dụng hộp tìm kiếm của Gmail cho công việc này để không phải tìm các bức thư muốn xoá một cách thủ công. Tất cả những gì bạn cần là đó là gõ older_than:2y vào hộp tìm kiếm để hiển thị những thư đã cũ hơn 2 năm. Còn nếu bạn muốn dọn trống hơn nữa thì có thể thử 1y, tức giới hạn chỉ là các thư cũ hơn 1 năm mà thôi. Khi kết quả đã xuất hiện, bạn chọn toàn bộ thư (hoặc bỏ chọn các thư vẫn muốn giữ lại) và nhấn biểu tượng thùng rác là xong.
Ngoài việc dùng từ khóa older_than, bạn có thể nhập thêm các cụm từ khác như tiêu đề thư, người gửi… để việc dọn dẹp được hiệu quả hơn. Ví dụ, với cụm từ "vietcombanks older_than:1y" bạn có thể xem các mail cũ hơn 1 năm của Vietcombank.
Còn nếu muốn tìm và xóa các thư đã đọc, bạn sử dụng từ khóa in:inbox is:read.
Bằng cách dùng cụm từ larger, bạn có thể tìm ra những thư chứ file đính kèm lớn hơn một mức dung lượng nào đó. Ví dụ, với từ khoá larger:5m,bạn sẽ có được danh sách các mail có file lớn hơn 5 MB. Bạn đánh giá các mail này, và xem nếu không còn cần chúng, hãy xoá nó đi để tiết kiệm bộ nhớ.