Quản lý thời gian có thể là một thách thức khi bạn phải đối mặt với công việc chồng chất hoặc quá rảnh rỗi trong một khoảng thời gian, nhất là khi làn sóng dịch COVID-19 diễn biến phức tạp và kéo dài, người trẻ gặp xáo trộn trong công việc.
Thêm các công việc quan trọng vào thời gian biểu của bạn trước
Thời gian biểu là kế hoạch được bạn sắp xếp, đánh dấu từng công việc ứng với mốc thời gian cụ thể. Nhất là với nhiều bạn trẻ hiện nay vừa học, vừa làm thêm thì thời gian biểu cần được sắp xếp khoa học và không xa rời thực tế.
Hãy xác định các mục tiêu quan trọng, công việc cụ thể cần làm rồi thêm vào lịch của bạn càng sớm càng tốt (trước 1-2 tháng). Làm được điều này sẽ giúp bạn không bị quên và sao nhãng sang những công việc ngoài lề khác, đạt hiệu quả cao cho công việc.
Có thể hiểu hơn qua một ví dụ sau: Bạn đặt mục tiêu trong vài tháng là bản thân sẽ cải thiện được kỹ năng quản lý, duy trì hoạt động nhóm (teamwork) thì hãy xếp vào thời gian biểu của bạn, đánh dấu x vào chiều thứ 5 mỗi tuần để xem các video chia sẻ kiến thức, kỹ năng trực tuyến trên mạng xã hội. Nếu bạn không chủ động đánh dấu x để dành riêng 1 buổi/tuần cho việc học đó thì rất dễ bị nhu cầu giải trí chi phối hay các công việc ngoài lề khác chiếm chỗ như: xem phim, đi cafe, nấu ăn...
Phần đa, ai trong chúng ta cũng sẽ đặt ra nhóm các mục tiêu khác nhau theo tuần, tháng, năm, vài năm... hay các dấu mốc quan trọng phải đạt được ở tuổi 18, 25, 30... Để thực hiện những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, không ít người gặp phải sự chán nản bởi công việc thường ngày họ làm không liên quan đến mục tiêu mà họ đặt ra. Có thể do mỗi ngày đều dành thời gian để thỏa mãn những công việc mà người khác yêu cầu, lộn xộn giữa công việc cá nhân và công việc nhờ vả.
Hãy dành thời gian cho các công việc quan trọng của mình mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm và đảm bảo chắc chắn sẽ hoàn thành chúng rồi hãy nghĩ tới nhu cầu giải trí hay giúp đỡ công việc từ lời nhờ vả của người khác. Những công việc ngoài luồng và không có trong thời gian biểu, bạn hãy cân nhắc xem có thể thực hiện hay không và tốn bao nhiêu thời gian, có đem lại hiệu quả tích cực nào không.
 |
Linh hoạt chọn thời gian cho cả công việc đem lại hiệu quả trực tiếp và gián tiếp
Có thể hiểu nhóm công việc đem lại hiệu quả trực tiếp là các hoạt động riêng biệt, rõ ràng mang tính hữu hình như cuộc họp, cuộc hẹn, hay thực hiện bản báo cáo, thuyết trình trước đám đông... mà hầu hết chúng ta đều có xu hướng tập trung và trau chuốt nó.
Tuy nhiên, những gì chúng ta có xu hướng bỏ qua, nghĩ đơn giản và chắc chắn không lên kế hoạch trước được gọi là công việc đem lại hiệu quả gián tiếp như: chuẩn bị và lập kế hoạch cho một cuộc họp, nghiên cứu xem tốn bao nhiêu thời gian cần thiết cho một bài thuyết trình quan trọng, phân tích hoặc đánh giá một báo cáo, động não ý tưởng để giải quyết một vấn đề ... Những công việc này mặc dù cực kỳ quan trọng nhưng không có xu hướng xuất hiện trong danh sách việc cần làm hoặc lịch trình của chúng ta.
Một hệ quả dễ nhận thấy nếu ta coi thường, không sắp xếp và cân bằng thì rất dễ rơi vào tình trạng bỏ lỡ cơ hội hay không tìm được hướng đi đúng đắn. Cân bằng ở đây có nghĩa là bạn hãy dành ra vài tiếng để tính toán, sắp xếp, chuẩn bị, lên kế hoạch cho các hoạt động trong ngày hôm sau thay vì cứ có suy nghĩ "chuyện của ngày mai, mai tính". Cứ như vậy, bản thân bạn sẽ bị rơi vào nhiều hoàn cảnh khó xử lý và không biết cách ứng xử sao cho hợp lẽ, tinh tế. Thậm chí có thể bỏ lỡ cơ hội nếu người đối diện phát hiện điểm yếu của bạn nằm ở chỗ bạn không có hiểu biết và sự chuẩn bị từ trước.
Ví dụ: Ngày mai bạn có cuộc hẹn phỏng vấn xin việc ở quán cafe để kiếm thêm thu nhập trong những ngày tháng sinh viên. Ngay từ mấy hôm trước, bạn cần sắp xếp vào thời gian biểu 1 đến 2 tiếng mỗi ngày để tìm hiểu thông tin về quán cafe đó, cách làm việc của một người pha chế gồm những gì... đây là những công việc đem lại hiệu quả gián tiếp để chứng minh cho câu hỏi "Tại sao họ phải chọn bạn".
Sắp xếp các nhiệm vụ của bạn giống như những mảnh ghép
Chúng ta dễ gặp cảm giác choáng ngợp khi có nhiều nhiệm vụ cần hoàn thành và chồng chất trong ngày. Hãy chỉ choáng ngợp khoảng vài phút thôi, sau đó, viết ra tất cả danh sách việc cần làm và sắp xếp các nhiệm vụ lại với nhau. Những nhiệm vụ nào liên quan đến nhau? Nhiệm vụ A có cần được hoàn thành để chuyển sang nhiệm vụ B hay ngược lại không?
Hiểu hơn qua ví dụ sau: Nếu bạn có chí tiến thủ và tinh thần cầu tiến, muốn đạt được sự tín nhiệm cao của tập thể lớp, bạn hãy đặt ra nhiệm vụ trước tiên cho bản thân rằng: phải học thêm những kỹ năng còn thiếu, cách cư xử đúng mực, đặc biệt là chuyên môn vững vàng để biết phản biện lại những ý kiến khác nhau. Những kỹ năng này có thể phải học và trau dồi đều đặn, diễn ra trong một khoảng thời gian nhưng không được phép lãng quên lơ là. Khi hoàn thiện những kỹ năng này, bạn sẽ được tập thể tín nhiệm hơn và đặt ra nhiệm vụ tiếp theo là quản lý và duy trì tập thể. Do đó, nếu bạn sắp xếp các nhiệm vụ và tạo móc xích giữa chúng thì bạn sẽ không cảm thấy bị quên hay bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ hay giai đoạn nào trong kế hoạch.
Khi đã sắp xếp được một ngày có tổ chức, bạn sẽ không còn bị quá tải vì công việc.
Ưu tiên nhiệm vụ có deadline sớm nhất
Một chiến lược vững chắc để luôn đi đúng hướng khi đối mặt với nhiều deadline (thời hạn phải hoàn thành) là sắp xếp lại các nhiệm vụ chưa hoàn thành, sau đó quyết định việc nào nên đẩy lên trước. Chẳng hạn cô giáo giao quá nhiều bài tập về nhà và có từng mốc thời gian nộp bài cụ thể. Bạn hãy chọn bài tập cần nộp trước để làm, rồi lần lượt nộp bài theo các thời hạn khác nhau.
Hãy mạnh dạn chọn một nhiệm vụ dễ dàng, trong tầm tay có thể hoàn thành được để mang lại cảm giác chiến thắng nho nhỏ cho bản thân. Điều này sẽ tạo ra hiệu ứng cảm xúc vui vẻ và tự tin "mình sẽ làm được". Như vậy, khi gặp những nhiệm vụ khó hơn về sau, bạn đã có một bước đệm (sự tự tin) để đạt được kết quả như ý muốn.
Tìm kiếm và tạo chiến thắng nhỏ ở công việc gần đến thời hạn nhất có thể giúp cho các nhiệm vụ lớn hơn trở nên dễ dàng hơn, tạo động lực để hoàn thành những mục tiêu và dự án khó khăn về sau.
Nhìn nhận thêm trong bối cảnh dịch COVID-19 đang diễn biến phức tạp, nếu như có quá nhiều thời gian rảnh rỗi, bạn sẽ làm gì? Đây cũng là câu hỏi được nhiều bạn trẻ băn khoăn. Hãy thử tìm hiểu những thứ mới có thể trước đây bạn chưa từng nghĩ đến. Học thêm các kỹ năng dự trù cho tương lai như: làm sao để gây ấn tượng khi đi xin việc, cách tạo chú ý từ việc thiết kế CV, hay đơn giản là viết một báo cáo không sai chính tả... Đó đều là những nhiệm vụ bạn có thể hoàn thành trong tầm tay.
