Tối ưu hiệu quả sử dụng Microsoft Word 2007

Tối ưu hiệu quả sử dụng Microsoft Word 2007
TP - Ra đời từ năm 2006, tới nay, Word 2007 đã được sử dụng khá phổ biến tại các công sở Việt Nam. Nắm vững các nguyên lý chung nhất của phần mềm này sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Theo mặc định, Word 2007 đặt tất cả những tệp tin mới của bạn vào thư mục My Documents. Thế nhưng tùy vào cấu trúc cây thư mục hệ thống, hầu hết bạn lại lưu file vào thư mục khác chứ không phải My Documents.

Để thay đổi thư mục mặc định này bạn vào phần Word Options (kích vào biểu tượng Microsoft Office – còn gọi là nút Home ở góc trên cùng tay trái rồi tìm tới phần Word Options), và nhấn vào lựa chọn Save bên phía cột menu trái. Trong phần “Default file location”, bạn hãy chỉ định thư mục cần lưu file thường xuyên nhất.

Khi đang ở cửa sổ Save bên trên, bạn cũng cần chú ý tới một số thay đổi tuy nhỏ nhưng nếu không để ý bạn sẽ rất khó trao đổi tệp tin văn bản Word với bạn bè , đó là đuôi file mặc định của Word 2007 - “.docx”.

Bình thường khi bạn chia sẻ tài liệu Word với những người dùng sử dụng Word 2007 thì không sao, nhưng nếu khi lưu file ở dạng đuôi “.docx” mà chia sẻ với Word 2003, Word XP hoặc thấp hơn thì sẽ không đọc được.

Tốt nhất là bạn thay đổi đuôi file mặc định trong Word 2007 về dạng Word 97-2003 Documents (*.doc) để phù hợp hơn với các phiên bản Word trước đây, vốn vẫn đang được sử dụng khá rộng rãi.

Thay đổi font mặc định

Word 2007 được tích hợp nhiều font chữ mới và rất hấp dẫn, đồng thời sử dụng một số font chữ làm mặc định. Chẳng hạn như kiểu mặc định Normal sử dụng font Calibri cỡ 11.

Tuy nhiên, có thể bạn không thích font chữ này mà muốn chuyển sang font New Times Roman cỡ 12 chẳng hạn, hay muốn một font chữ trông rõ nét kiểu như Courier New (cỡ 12). Bạn hoàn toàn có thể thực hiện thay đổi này với một vài thao tác.

Đầu tiên hãy gõ một số ký tự text vào văn bản mới, nhấn Ctr+A để chọn tất cả. Rồi sau đó vào nút Home trên thanh Ribbon (thanh công cụ lớn ở phía trên cùng có thể thu gọn, phóng to và được Microsoft gọi với cái tên “Ribbon”), rồi thay đổi các thuộc tính của font chữ mà bạn muốn sử dụng trong hộp chọn Font.

Tiếp đó, nhấn chuột phải vào ô Normal trong phần Style của thanh Ribbon, rồi chọn “Update Normal to Match Selection” để áp đặt kiểu Normal của tài liệu hiện tại cho những tài liệu mới sau này.

Vẫn chưa hết, bước tiếp theo bạn kích vào tab View trên thành Ribbon, rồi nhấn vào nút Macros rồi chọn View Macros. Tiếp theo nhấn vào nút Organizer trong cửa sổ Macros để mở sổ Organizer. Rồi sau đó chuyển sang tab Styles.

Bạn sẽ thấy 2 danh sách các style tại đây, một là dành cho tài liệu hiện tại (ô bên trái), và một dành cho phần Normal.dotm (ô bên phải). Hãy chọn style Normal trong phần tài liệu hiện tại và nhấn vào nút Copy.

Bạn sẽ thấy một hộp thông báo hiện ra hỏi xem có ghi đè style Normal trong phần Normal template hay không. Chọn Yes để thay đổi font chữ mặc định trong Word 2007. Lần kế tiếp khi bạn mở một tài liệu Word mới, font mới được bạn lựa chọn sẽ hiển thị trong phần font Normal style.

Chèn Watermark vào tài liệu

Word 2007 có một tính năng rất hay đó là chèn Watermark vào tài liệu dưới dạng hình nền. Bạn có thể sử dụng các mẫu Watermark có sẵn hoặc tự tạo cho mình mẫu riêng mang phong cách đặc trưng. Thao tác thực hiện thật đơn giản.

Trên thanh Ribbon, nhấn vào Page Layout – Watermark. Tại đây đã có sẵn một số mẫu cho bạn chọn. Nếu không muốn, bạn có thể vào phần Custom Watermark để tạo riêng.

Tại đây bạn có thể sử dụng Watermark ở dạng ảnh hoặc chữ. Nếu dùng ảnh thì bạn sẽ phải chỉ định một số thông số cho nó. Còn nếu dùng chữ thì phải chỉ định kiểu font, kích cỡ, độ đậm nhạt, kiểu trình bày, và màu sắc. Rồi sau đó nhấn Apply và OK để  áp dụng.

Gắn thẻ tab vào tài liệu

Hệ điều hành Vista có một tính năng rất hay đó là cho phép gắn thẻ tab vào tài liệu và tệp tin để tìm kiếm nhanh hơn. Với các dạng tài liệu được xuất bản từ Microsoft Office 2007, bạn có thể gắn luôn thẻ tab cho chúng để dễ quản lý hơn.

Khi cần gắn thẻ tab cho tài liệu Word, bạn vào Save (đối với văn bản mới tạo), hoặc Save As (đối với văn bản đã có sẵn), rồi gõ ký tự vào phần “Tags: Add a tag”, rồi nhấn nút Save. Bạn cũng có thể gắn nhiều thẻ tab cho một tài liệu, chỉ cần ngăn cách chúng bằng dấu chấm phẩy (;).

Để chỉnh sửa thẻ tab, bạn cần sử dụng Windows Explorer. Chọn tài liệu cần chỉnh, nhấn chuột phải vào phần Properties. Trong phần Tags, chọn phần chỉnh sửa (xóa hoặc chỉnh sửa). Nhấn Save để lưu lại thay đổi.

MỚI - NÓNG
Cơn gió mát từ Geneva
Cơn gió mát từ Geneva
TP - Mối quan hệ Nga - Mỹ luôn đầy trắc trở, cũng có lúc thuận lợi nhưng không được bao lâu. Đặc biệt từ sau khi Chiến tranh Lạnh kết thúc, cả Mỹ, Nga và thế giới đều nhận thấy quan hệ này hiện đã chạm đáy và rất khó cải thiện.

Có thể bạn quan tâm