Tổ Công tác giúp việc cho Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban Quốc gia về Chính phủ điện tử do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Mai Tiến Dũng làm Tổ trưởng vừa chủ trì đã thảo luận về dự thảo Đề án e-Cabinet (Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc của Chính phủ).
Tại cuộc họp này, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Mai Tiến Dũng, Tổ trưởng Tổ công tác nhấn mạnh, đối với Hệ thống e-Cabinet tại sao đặt vấn đề Chính phủ phải làm trước, bởi vì khi Chính phủ làm trước thì mới là tấm gương lan tỏa để các địa phương và các đơn vị thực hiện. Các cơ quan của Chính phủ phải nêu gương làm trước sẽ tạo động lực để các cấp chính quyền địa phương triển khai.
Đây cũng là hiện thực hóa quyết tâm của Chính phủ và Người đứng đầu Chính phủ trong đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng Chính phủ điện tử. Tạo sự lan tỏa, hình mẫu từ Chính phủ, góp phần thay đổi nhận thức và hành động của người đứng đầu các Bộ, ngành, địa phương trong xây dựng Chính phủ điện tử.
Mỗi phiên họp, “ngốn” hàng chục nghìn trang tài liệu giấy
Từ trước cho đến nay, mỗi năm, trung bình Chính phủ họp khoảng 12-14 phiên, với khoảng 150 nội dung. Các phiên họp của Chính phủ thảo luận, cho ý kiến, quyết định tập thể các vấn đề về thể chế, pháp luật, cơ chế, chính sách, chủ trương, định hướng, mục tiêu giải pháp phát triển kinh tế - xã hội và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền quyết định của Chính phủ hoặc cần phải có ý kiến của Chính phủ trước khi báo cáo cấp có thẩm quyền quyết định.
Thời gian mỗi phiên họp Chính phủ còn dài (thông thường là 01 ngày, nhiều phiên kéo dài từ 1,5 - 2 ngày). Tài liệu phục vụ phiên họp vẫn chủ yếu là tài liệu giấy, số lượng lớn, trung bình mỗi phiên họp phải in, chụp hàng nghìn trang giấy, gây tốn kém thời gian, kinh phí, nhân lực và khó khăn trong việc vận chuyển, phân phát, quản lý, thu hồi sau phiên họp.
Mặt khác, nhiều Bộ, cơ quan chủ trì đề án gửi tài liệu họp chậm thường sát phiên họp nên các Thành viên Chính phủ không có rất ít thời gian nghiên cứu trước; đồng thời tại cuộc họp các Bộ, cơ quan chủ trì đề án thường trình bày lại báo cáo làm kéo dài thời gian các phiên họp.
Theo Quy chế làm việc của Chính phủ, ngoài phương thức làm việc là thảo luận và quyết nghị tại phiên họp Chính phủ, Chính phủ còn xử lý công việc thông qua việc gửi phiếu lấy ý kiến Thành viên Chính phủ… Năm 2017, Văn phòng Chính phủ đã gửi 169 Phiếu lấy ý kiến Thành viên Chính phủ; năm 2016 là 120 Phiếu lấy ý kiến Thành viên Chính phủ.
Việc gửi phiếu lấy ý kiến Thành viên Chính phủ giúp giải quyết kịp thời công việc của Chính phủ mà không cần chờ đưa ra phiên họp Chính phủ. Tuy nhiên hiện nay, việc gửi, nhận phiếu lấy ý kiến Thành viên Chính phủ vẫn thực hiện bằng giấy, chưa được điện tử hóa, tốn kém về in chụp và vận chuyển, thời gian gửi, nhận qua đường công văn chậm (ít nhất là 1-2 ngày), cộng với việc phối hợp xử lý trong nội bộ từng Bộ, dẫn đến thời gian trả lời Phiếu lấy ý kiến của Thành viên Chính phủ có lúc chậm so với quy định 5-7 ngày. Hơn nữa với phương thức xử lý công việc trên giấy như hiện nay, khi Thành viên Chính phủ đi công tác, vắng mặt tại cơ quan thì không thể xử lý được.
Giảm tài liệu giấy và thời gian họp
Trước thực trang nêu trên và việc điện tử hóa các tài liệu văn bản đã trở thành xu thế tất yếu trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, Văn phòng Chính phủ
đã tổ chức khảo sát, học tập kinh nghiệm về quản trị hành chính công và xây dựng Chính phủ điện tử. Văn phòng Chính phủ đã khẩn trương xây dựng Đề án e-Cabinnet (Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc của Chính phủ) phục vụ chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ với mục tiêu là đến hết năm 2019 sẽ giảm 30% thời gian các phiên họp Chính phủ, đồng thời giảm tối đa việc sử dụng văn bản giấy trong các phiên họp Chính phủ; sử dụng 100% văn bản điện tử trong các phiên họp Chính phủ (trừ văn bản có độ mật).
Theo dự thảo đề án, Các Thành viên Chính phủ cho ý kiến và biểu quyết trên môi trường điện tử có thực hiện ký số đối với các công việc thuộc thẩm quyền của Chính phủ, kể cả khi vắng mặt tại cơ quan hoặc vắng mặt tại phiên họp Chính phủ. Đề án phấn đấu hết năm 2019, 100% các nội dung xin ý kiến thành viên Chính phủ được xử lý trên môi trường mạng (trừ nội dung bí mật nhà nước)…
Đề án khi được triển khai trong thực tế cũng làm tiền đề để kết nối liên thông và phát triển các hệ thống thông tin khác hướng tới một Chính phủ không giấy tờ, công khai, minh bạch, hiệu lực, hiệu quả, góp phần đẩy mạnh xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới nền kinh tế số, xã hội số.
Cho ý kiến về dự thảo Đề án, đa số các đại biểu là các chuyên gia, các nhà khoa học đến từ các Bộ, ngành, tập đoàn công nghệ thông tin cho rằng e-Cabinet là đề án có tính hiện thực cao, có ý nghĩa lớn và cần sớm triển khai sớm bởi đây là bước đầu tiên quyết trong triển khai xây dựng Chính phủ điện tử. Các chuyên gia cũng đánh giá cao việc Văn phòng Chính phủ đang quyết tâm đi đầu thực hiện văn phòng không giấy tờ để lan tỏa đến các Bộ, ngành, địa phương.
Khi được hỏi đến về tính khả thi của Đề án này, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ cho biết xây dựng Chính phủ điện tử là một trong những nội dung quan trọng của cải cách hành chính nhằm hiện thực hóa quyết tâm của Chính phủ về việc xây dựng Chính phủ kiến tạo, phát triển, liêm chính, hành động quyết liệt, phục vụ nhân dân.
