Nội dung sau đây sẽ cung cấp cho bạn một số quy tắc viết email mà bạn có thể áp dụng khi tìm việc nhanh tại Hải Phòng, Hà Nội hay Bắc Ninh…
Đặt tiêu đề rõ ràng, dễ hiểu
Nhiệm vụ của tiêu đề là nêu bật nội dung chính của email, vì thế nó có vai trò quyết định người nhận có mở ra đọc hay không. Một email xin việc không có tiêu đề hoặc tiêu đề sơ sài, không rõ ràng sẽ bị cho ngay vào mục “thùng rác”. Do vậy bạn cần viết thư xin việc tươm tất ngay từ tiêu đề email.
Để viết tiêu đề thật chuẩn xác và khiến nhà tuyển dụng hài lòng, bạn nên đọc kỹ thông tin tuyển dụng, chú ý yêu cầu cú pháp ghi tiêu đề và thực hiện theo. Nếu họ không nêu ra yêu cầu cụ thể thì bạn hãy trình bày tiêu đề đầy đủ 3 yếu tố: Tên tài liệu - Họ tên của bạn - Vị trí ứng tuyển (ví dụ: CV - Nguyễn Văn A - Ứng tuyển vị trí Nhân viên bán hàng công ty X).
 |
Chào hỏi lịch sự
Lời chào hỏi lịch sự giúp nhà tuyển dụng có cảm giác được tôn trọng và thấy rằng bạn là ứng viên chuyên nghiệp. Lời chào không cần quá cầu kỳ, chỉ cần đơn giản “Chào anh/chị…”, “Xin chào Bộ phận tuyển dụng Công ty X”…
Đặc biệt, tránh sử dụng lời chào quá thân mật, suồng sã như “Anh ơi…”, “Hey”, “Alo”… sẽ khiến nhà tuyển dụng khó chịu. Ngoài ra việc bỏ trống lời chào mà vào nội dung thư ngay sẽ cho thấy bạn là người hấp tấp, lỗ mãng. Vì vậy hãy thật cẩn trọng khi sử dụng lời chào đầu thư nhé.
Hạn chế dùng thán từ hoặc dấu chấm than
Nhiều ứng viên có thói quen đặt rất nhiều dấu chấm than sau mỗi câu viết của họ, dẫn đến đoạn email trở nên “hỗn loạn” và kém duyên. Bạn nên hạn chế tối đa việc sử dụng dấu chấm than và chỉ dùng khi thật cần thiết.
Trong trường hợp bắt buộc sử dụng để thể hiện cảm xúc, bạn cũng chỉ nên dùng một dấu chấm than duy nhất. Đặc biệt bạn nên loại bỏ ngay những từ cảm thán như “ướt át”, thiếu chuyên nghiệp như “chao ôi”, “ôi”… Chúng hoàn toàn không phù hợp để đặt trong ngữ cảnh gửi email xin việc.
Ngoài ra, những thán từ cũng có thể làm người nhận hiểu sai ý nghĩa và cảm thấy khó chịu. Ví dụ như “Tôi mong nhận được phản hồi ngay lập tức”. Câu viết này sẽ khiến nhà tuyển dụng phật ý vì nó có sắc thái giống như bạn đang ra lệnh cho họ. Thay vào đó bạn hãy viết: “Tôi chân thành cảm ơn và mong sớm nhận được phản hồi từ công ty”.
Đừng cố tỏ ra hài hước
Email xin việc không phải là nơi để thể hiện khiếu hài hước của bạn. Đây là một văn bản mang tính nghiêm túc và cần có thái độ chuyên nghiệp. Vì thế hãy loại bỏ những câu bông đùa khỏi email và viết email xin việc bằng giọng điệu khách quan, chừng mực. Việc bộc lộ khiếu hài hước có thể sử dụng trong buổi phỏng vấn sau đó khi email xin việc của bạn đã được duyệt.
Kiểm tra kỹ email trước khi gửi
Kiểm tra thật kỹ email xin việc trước khi gửi là một trong những quy tắc bất di bất dịch bạn không được quên. Đôi khi vài lỗi chính tả nhỏ còn sót lại trong khi đánh máy sẽ trở thành “kẻ phản chủ” tố cáo bạn là người cẩu thả, thiếu chuyên nghiệp.
Đừng nên ỷ y vào trình kiểm tra sửa lỗi chính tả tự động trên máy tính mà hãy dành thời gian đọc kỹ vài lượt trước khi gửi. Cẩn thận hơn, bạn có thể nhờ người đọc hộ lần cuối vì người ngoài thường tinh ý hơn, họ có thể phát hiện thấy những lỗi bị bạn bỏ sót.
Soạn xong email rồi mới nhập địa chỉ gửi
Không ít lần ứng viên rơi vào tình cảnh “dở khóc dở cười” vì email đang soạn dang dở vô tình bị nhấn nhầm nút gửi. Do đó, để tránh ở trong thế bị động như vậy, bạn chỉ nên nhập địa chỉ email người nhận khi đã thực sự chắc chắn với nội dung soạn thảo.
Đính kèm các file bổ sung
Nội dung email xin việc cần ngắn gọn và nếu muốn nhà tuyển dụng hiểu thêm về mình, bạn có thể đính kèm các file bổ sung như: Sơ yếu lý lịch, các văn bằng chứng nhận, các sản phẩm hoặc dự án cá nhân... Chú ý rằng các file này nên để định dạng PDF hoặc IMG và đặt tên file rõ ràng để nhà tuyển dụng dễ dàng xem xét.
Tận dụng chữ ký email
Trên thực tế, nhà tuyển dụng sẽ cảm thấy hài lòng và tin tưởng đối với một email kết thúc bằng phần chữ ký rõ ràng, chuyên nghiệp. Do đó bạn nên tận dụng mục chữ ký email để “định vị” lại bản thân một lần nữa và giúp nhà tuyển dụng có ấn tượng về bạn.
Nội dung trong chữ ký nên có là những thông tin cơ bản như: họ tên, chức danh (Tiến sĩ, Thạc sĩ...) nếu có, tên cơ quan công tác, số điện thoại… Bạn cũng có thể tùy chỉnh phông chữ, kích cỡ, màu sắc, hình ảnh đính kèm… để giúp chữ ký email thêm chỉn chu và chuyên nghiệp hơn.
Để viết email xin việc chuyên nghiệp, hoàn hảo không phải là điều đơn giản, đặc biệt đối với những người chưa có kinh nghiệm. Hãy “bỏ túi” những mẹo hay này và ứng dụng chúng để có email xin việc thật chỉn chu nhé!
